Bạn đang chuẩn bị cho lô hàng xuất nhập khẩu đầu tiên và đang băn khoăn về quy trình khai báo hải quan? Đừng lo lắng! Năm 2024, với sự phát triển của công nghệ và quy định mới, quy trình này đã trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Tuy nhiên, vẫn có những “bẫy” mà người mới cần tránh. Thống kê từ Tổng cục Hải quan cho thấy, có tới 30% doanh nghiệp mới gặp khó khăn trong lần khai báo đầu tiên. Hãy cùng tôi điểm qua 10 điều quan trọng cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ khai hải quan lần đầu, giúp bạn “về đích” an toàn và hiệu quả!
1. Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ khai hải quan uy tín
Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi bạn quyết định sử dụng dịch vụ khai hải quan là lựa chọn một đơn vị uy tín. Đừng vội vàng chọn ngay đơn vị đầu tiên bạn tìm thấy trên Google! Hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng.
Trước hết, kiểm tra xem đơn vị đó có giấy phép hoạt động và chứng chỉ hành nghề hợp lệ không. Đây là yếu tố tiên quyết đảm bảo tính pháp lý của dịch vụ. Bạn có thể tra cứu thông tin này trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
Tiếp theo, đừng ngần ngại tham khảo đánh giá từ các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ. Hãy tìm kiếm trên các diễn đàn, group Facebook về xuất nhập khẩu, hoặc thậm chí là liên hệ trực tiếp với một số doanh nghiệp để hỏi về trải nghiệm của họ. Những phản hồi thực tế này sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về chất lượng dịch vụ.
Cuối cùng, xem xét kinh nghiệm và chuyên môn của đơn vị đó trong lĩnh vực hàng hóa của bạn. Mỗi ngành hàng có những đặc thù riêng, vì vậy một đơn vị có nhiều kinh nghiệm với mặt hàng của bạn sẽ giúp quá trình khai báo suôn sẻ hơn rất nhiều.
2. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ cần thiết
Sau khi đã chọn được đơn vị khai hải quan phù hợp, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ. Đây là phần “đau đầu” nhất với nhiều doanh nghiệp mới, nhưng đừng lo, tôi sẽ giúp bạn!
Đầu tiên, bạn cần có một danh sách chi tiết các loại giấy tờ cần chuẩn bị theo quy định mới nhất. Thông thường, bạn sẽ cần:
- Tờ khai hải quan
- Hợp đồng mua bán hàng hóa
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
- Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
- Giấy phép xuất nhập khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có)
Lưu ý rằng tính chính xác và đồng bộ của thông tin trên các chứng từ là cực kỳ quan trọng. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây chậm trễ trong quá trình thông quan. Hãy kiểm tra kỹ từng chi tiết, từ tên hàng, số lượng, đến giá trị và xuất xứ.
Trong thời đại số hóa, việc lưu trữ hồ sơ điện tử ngày càng trở nên quan trọng. Hãy sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng để số hóa và lưu trữ hồ sơ một cách có hệ thống. Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng tra cứu khi cần, mà còn đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan về lưu trữ chứng từ điện tử.
3. Nắm rõ mã HS code và thuế suất áp dụng cho hàng hóa
Mã HS (Harmonized System) là một hệ thống phân loại hàng hóa quốc tế, được sử dụng để xác định thuế suất và các quy định về quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc xác định đúng mã HS là cực kỳ quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế bạn phải nộp và các thủ tục kiểm tra, giám sát hàng hóa.
Để tra cứu và xác định mã HS code chính xác, bạn có thể sử dụng công cụ tra cứu trực tuyến của Tổng cục Hải quan hoặc tham khảo Biểu thuế xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, với những mặt hàng phức tạp hoặc mới, việc xác định mã HS có thể gây khó khăn. Trong trường hợp này, đừng ngần ngại tham khảo ý kiến của chuyên gia hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan hải quan để được hướng dẫn.
Khi đã xác định được mã HS, bạn cần tìm hiểu về thuế suất áp dụng cho hàng hóa của mình. Năm 2024, Việt Nam tiếp tục thực hiện nhiều hiệp định thương mại tự do (FTA), mang lại nhiều ưu đãi thuế quan. Hãy tận dụng những ưu đãi này để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
Lưu ý rằng chính sách thuế có thể thay đổi theo từng năm, vì vậy hãy cập nhật thường xuyên thông tin từ các nguồn chính thống như website của Tổng cục Hải quan hoặc Bộ Tài chính.
4. Hiểu rõ quy trình và thời gian khai báo hải quan
Quy trình khai báo hải quan điện tử năm 2024 đã được cải tiến đáng kể, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh những sai sót không đáng có, bạn cần nắm rõ từng bước trong quy trình:
- Đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS
- Khai báo thông tin hàng hóa và nộp chứng từ điện tử
- Hệ thống tự động phân luồng (xanh, vàng, đỏ)
- Nộp thuế và phí (nếu có)
- Kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu thuộc diện kiểm tra)
- Thông quan và nhận hàng
Thời gian xử lý trung bình cho mỗi tờ khai thường từ 1-3 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại hình xuất nhập khẩu và mức độ phức tạp của hàng hóa. Tuy nhiên, với những lô hàng thuộc diện ưu tiên hoặc áp dụng thủ tục rút gọn, thời gian có thể rút ngắn xuống còn vài giờ.
Một tip nhỏ: Hãy sử dụng tính năng theo dõi trạng thái hồ sơ khai báo trực tuyến trên hệ thống VNACCS/VCIS. Điều này giúp bạn nắm bắt được tiến độ xử lý hồ sơ và chủ động trong việc chuẩn bị các bước tiếp theo.
5. Chuẩn bị sẵn phương án xử lý khi gặp vấn đề
Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, vẫn có thể xảy ra những tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Vì vậy, việc có sẵn một “kế hoạch B” là vô cùng cần thiết.
Những tình huống thường gặp có thể kể đến như: hàng hóa bị tạm giữ do nghi ngờ vi phạm quy định, chứng từ bị từ chối do không đáp ứng yêu cầu, hoặc phát sinh tranh chấp về trị giá tính thuế. Trong những trường hợp này, bình tĩnh là yếu tố quan trọng nhất. Hãy liên hệ ngay với đơn vị khai thuê hải quan của bạn để được hỗ trợ.
Để chủ động hơn, bạn nên chuẩn bị sẵn một danh sách các đầu mối liên hệ cần thiết, bao gồm:
- Cán bộ hải quan phụ trách
- Đại diện đơn vị khai thuê hải quan
- Đơn vị vận chuyển
- Luật sư chuyên về thương mại quốc tế (nếu cần)
Trong trường hợp cần khiếu nại hoặc giải quyết tranh chấp, hãy nắm rõ quy trình và thời hạn quy định. Thông thường, bạn có 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo để nộp đơn khiếu nại lên cơ quan hải quan. Hãy chuẩn bị đầy đủ chứng cứ và lập luận của mình một cách logic, rõ ràng để tăng khả năng giải quyết vấn đề một cách thuận lợi.
6. Tìm hiểu về các loại phí và lệ phí liên quan
Khi tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu, ngoài thuế, bạn cần nắm rõ các khoản phí và lệ phí liên quan để lập kế hoạch tài chính chính xác. Năm 2024, bảng giá dịch vụ khai báo hải quan đã có một số thay đổi, phản ánh xu hướng số hóa và tự động hóa trong ngành.
Các khoản phí chính bạn cần lưu ý bao gồm:
- Phí khai báo hải quan: Thường dao động từ 200.000 đến 500.000 VNĐ/tờ khai, tùy thuộc vào độ phức tạp của hàng hóa.
- Phí kiểm tra thực tế hàng hóa: Áp dụng cho hàng hóa thuộc diện kiểm tra, có thể từ 50.000 đến 200.000 VNĐ/lô hàng.
- Phí lưu kho, bãi: Tính theo ngày và khối lượng hàng hóa.
- Phí dịch vụ đại lý hải quan: Nếu bạn sử dụng dịch vụ trọn gói, mức phí có thể dao động từ 1-3 triệu đồng/lô hàng.
Ngoài ra, còn có thể phát sinh một số khoản phí khác như phí chứng nhận xuất xứ, phí kiểm dịch, phí giám định… tùy thuộc vào đặc thù hàng hóa của bạn.
Để tối ưu hóa chi phí, bạn có thể:
- So sánh báo giá từ nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ
- Tận dụng các chương trình ưu đãi dành cho khách hàng mới hoặc khách hàng thân thiết
- Chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng để tránh phát sinh phí do sai sót
- Lên kế hoạch vận chuyển hợp lý để giảm thiểu thời gian lưu kho, bãi
- Nắm vững các quy định về kiểm tra, giám sát hàng hóa
Việc kiểm tra và giám sát hàng hóa là một phần quan trọng trong quy trình thông quan. Năm 2024, mặc dù đã có nhiều cải tiến về công nghệ, nhưng vẫn có những quy định cần tuân thủ nghiêm ngặt.
Quy trình kiểm tra thực tế hàng hóa thường diễn ra như sau:
- Cơ quan hải quan thông báo về việc kiểm tra
- Doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa tại địa điểm kiểm tra
- Cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ khai báo
- Lập biên bản kiểm tra và ra quyết định thông quan (nếu đạt yêu cầu)
Lưu ý rằng một số mặt hàng đặc thù có thể yêu cầu giấy phép hoặc chứng nhận bổ sung. Ví dụ, hàng điện tử cần có chứng nhận hợp quy, thực phẩm nhập khẩu cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm. Hãy tìm hiểu kỹ các yêu cầu này trước khi tiến hành nhập khẩu để tránh bị động.
Đối với hàng nông sản và thực phẩm, quy định kiểm dịch đặc biệt nghiêm ngặt. Bạn cần liên hệ với cơ quan kiểm dịch để được hướng dẫn cụ thể về quy trình và hồ sơ cần thiết. Thông thường, quá trình này sẽ bao gồm việc lấy mẫu, kiểm tra và cấp giấy chứng nhận kiểm dịch.
7. Tận dụng công nghệ trong quá trình khai báo
Trong thời đại số hóa, việc tận dụng công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo. Hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo Clearance System/Vietnam Customs Information System) là công cụ chính bạn cần làm quen.
Để sử dụng hiệu quả hệ thống này:
- Đăng ký tài khoản và cài đặt phần mềm khai báo
- Tham gia các khóa đào tạo trực tuyến về cách sử dụng hệ thống
- Cập nhật thường xuyên phiên bản mới nhất của phần mềm
Một yếu tố quan trọng khác là việc sử dụng chữ ký số trong khai báo hải quan. Chữ ký số không chỉ đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ mà còn giúp quá trình xử lý nhanh chóng hơn. Hãy đảm bảo bạn có chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực.
Ngoài ra, có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu trên thị trường. Những công cụ này giúp bạn theo dõi tiến độ, lưu trữ chứng từ và tự động cập nhật các quy định mới. Một số phần mềm phổ biến như ECOMVIET, iCare Benefits hay Ksoft đều có những tính năng hữu ích cho doanh nghiệp mới bắt đầu.
8. Chú ý đến các ưu đãi và chương trình hỗ trợ doanh nghiệp
Năm 2024, chính phủ Việt Nam tiếp tục đẩy mạnh các chương trình hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đừng bỏ lỡ những cơ hội này!
Chương trình doanh nghiệp ưu tiên là một trong những ưu đãi đáng chú ý. Để tham gia, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện như: tuân thủ pháp luật tốt, có hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, đạt kim ngạch xuất nhập khẩu nhất định. Doanh nghiệp được công nhận sẽ được hưởng nhiều ưu đãi như: ưu tiên thông quan nhanh, giảm tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bên cạnh đó, các ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại tự do (FTA) cũng là điểm đáng lưu ý. Việt Nam hiện đang tham gia nhiều FTA như CPTPP, EVFTA, RCEP… Mỗi hiệp định có những ưu đãi thuế quan riêng cho từng nhóm hàng hóa. Hãy tìm hiểu kỹ để tận dụng tối đa lợi ích từ các FTA này.
Đừng quên tìm kiếm sự hỗ trợ từ các hiệp hội ngành nghề và tổ chức xúc tiến thương mại. Những đơn vị này thường xuyên tổ chức các hội thảo, khóa đào tạo về xuất nhập khẩu, cũng như cung cấp thông tin thị trường hữu ích cho doanh nghiệp.
9. Đảm bảo tuân thủ quy định về an ninh chuỗi cung ứng
An ninh chuỗi cung ứng ngày càng được chú trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu toàn cầu. Năm 2024, Việt Nam tiếp tục thúc đẩy việc áp dụng tiêu chuẩn AEO (Authorized Economic Operator) – Doanh nghiệp ưu tiên về an ninh hải quan.
Để đạt được chứng nhận AEO, doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chí về:
- Tuân thủ pháp luật hải quan và thuế
- Hệ thống quản lý thương mại
- Khả năng tài chính
- An ninh vận chuyển và lưu trữ hàng hóa
Lợi ích của việc được công nhận AEO rất đáng kể: thủ tục thông quan nhanh chóng, giảm tỷ lệ kiểm tra, ưu tiên giải quyết thủ tục trong trường hợp khẩn cấp…
Về quy định đóng gói và niêm phong hàng hóa, hãy đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Sử dụng các loại seal (niêm phong) đạt chuẩn ISO 17712 để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Cuối cùng, yêu cầu về truy xuất nguồn gốc và chống gian lận thương mại ngày càng được siết chặt. Hãy xây dựng một hệ thống quản lý chuỗi cung ứng minh bạch, cho phép truy xuất nhanh chóng thông tin về nguồn gốc, quá trình sản xuất và vận chuyển hàng hóa.
Kết luận:
Với 10 điểm lưu ý trên, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan về những điều cần chuẩn bị khi sử dụng dịch vụ khai hải quan lần đầu. Hãy nhớ rằng, quá trình này có thể phức tạp, nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hỗ trợ từ các chuyên gia, bạn hoàn toàn có thể vượt qua một cách suôn sẻ.
Đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị tư vấn uy tín và cập nhật thông tin thường xuyên từ cơ quan hải quan. Hãy biến thách thức thành cơ hội để học hỏi và phát triển doanh nghiệp của bạn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đầy tiềm năng này.
Cuối cùng, hãy nhớ rằng mỗi lần khai báo là một cơ hội học hỏi. Ghi chép lại những kinh nghiệm, bài học từ mỗi lần thực hiện để cải thiện quy trình cho những lần sau. Với sự kiên nhẫn và quyết tâm, bạn sẽ sớm trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này.
Chúc bạn thành công với những bước đi đầu tiên trên hành trình kinh doanh quốc tế!
