Các bước làm thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu

Thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu là những thủ tục cần thiết, bắt buộc để hàng hóa và phương thức vận tải được xuất hàng khỏi một quốc gia, dưới sự kiểm tra, kiểm soát của các chi cục hải quan và bộ ban ngành liên quan và chỉ áp dụng đối với hàng hóa và phương thức vận tải, không áp dụng đối với người. 

Theo quy định của pháp luật, hoạt động hải quan của các cục có các nhiệm vụ:

• Thực hiện kiểm tra, giám sát hàng hoá, phương tiện vận tài theo quy định của pháp luật về hải quan.
• Tham gia công tác đấu tranh, phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hoá qua biên giới.
• Tổ chức thực hiện pháp luật về thuế đối với hàng hoá hoá xuất khẩu, nhập khẩu.
• Kiến nghị chủ trương, biện pháp Quản lý nhà nước về hải quan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và chính sách thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu.

Tại sao phải làm thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu

Việc làm thủ tục hải quan là bắt buộc, mục đích nhà nước yêu cầu làm thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu là để:

• Để Nhà nước tính và thu thuế. Đây là mục đích quá quan trọng trả lời tại sao chúng ta lại phải tốn quá nhiều thời gian, công sức của bao nhiêu người để giải quyết công việc này.
  Tuy nhiên, đối với hàng hóa xuất khẩu, có khá ít mặt hàng bị tính thuế xuất khẩu, ví dụ như pirits sắt, đá phấn, một số bộ phận của cây làm thuốc trừ sâu, nước hoa… Tuy nhiên, khoảng thuế thu từ việc xuất khẩu khá ít so với nhập khẩu
• Mục đích thứ 2 quan trong hơn cả, là để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm, ví dụ như không thể xuất đồ cổ, động vật hoang dã ra khỏi Việt Nam theo con đường chính ngạch. Không chỉ vậy, việc thống kê lại lượng hàng xuất khẩu cũng là một cách để biết hiện tại mặt hàng nào là thế mạnh, trị giá tăng hay giảm, công ty nào đang phát triển tốt trong ngành, từ đó, để đưa ra những định hướng, giải pháp cho nền kinh tế.

Các bước làm thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu

Việc thực hiện thủ tục hải quan hàng xuất khẩu là công việc của người xuất khẩu, tuy nhiên, để tối giản thời gian, chi phí cũng như tăng tính chính xác thì các công ty xuất khẩu có thể sử dụng các dịch vụ hỗ trợ từ các bên Logistics.

Bước 1: Rà soát chính sách về hàng hóa, mã HS và thuế suất của mặt hàng đó

Không ai khác ngoài chủ hàng là người rõ ràng nhất về sản phẩm của mình bán, việc xem lại chính sách thuế, hạn chế, hạn ngạch xuất khẩu, giấy phép xuất khẩu cần được thực hiện từ rất sớm, trước khi kí hợp đồng xuất nhập khẩu. Hơn nữa, với tư cách là chủ hàng xuất khẩu, doanh nghiệp phải xác định xem mặt hàng đó có phải chịu thuế xuất khẩu hay không. Số lượng mặt hàng chịu thuế thấp hơn nhiều so với mặt hàng nhập khẩu theo chính sách khuyến khích xuất khẩu. Khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý), lâm sản và các mặt hàng khác vẫn chịu thuế xuất khẩu (gỗ, sản phẩm từ gỗ).

Trong trường hợp các doanh nghiệp chỉ hiểu về đặc điểm, đặc tính cũng như mục đích sử dụng của hàng mà không biết áp mã HS nào, tra thuế ra sao, có thể nhờ tới sự cố vấn của các bên cung cấp dịch vụ hải quan. Sau khi thống nhất được loại hàng, hợp đồng với người nhập khẩu ở nước ngoài, các doanh nghiệp sẽ tiến hành soạn thảo, ký kết các chứng từ liên quan.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ liên quan

Các chứng từ thường có trong một lô hàng mà bên xuất khẩu cần chuẩn bị bao gồm bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Các chứng từ liên quan theo từng mặt hàng, khu vực xuất khẩu sang, ví dụ như C/O, MSDS, giấy phép xuất khẩu, catalog….

Sau khi đủ các chứng từ trên, doanh nghiệp đặt dịch vụ vận chuyển và đóng hàng, đưa hàng lên phương tiên vận chuyển, và sẽ có thêm các chứng từ như:

• Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin tên tàu, số chuyến, cảng xuất
• Phơi phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy số container, số seal (chì)

Khi có đủ các thông tin trên, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan trên hệ thống Vnaccs

Bước 3: Khai tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

Tờ khai hải quan lập theo mẫu quy định. Khoảng gần chục năm trước đây, chủ hàng kê khai bằng cách viết tay lên tờ khai giấy in sẵn. Đến nay, tất cả các Chi cục đã chuyển sang khai và nộp tờ khai theo hình thức hải quan điện tử, cụ thể là phần mềm Vnaccs (từ 2014).

 Dựa trên thông tin các chứng từ trước đó đã có, các doanh nghiệp tiến hành khai các mục thông tin tờ khai trên phần mềm. Sau khi hoàn tất, tờ khai sẽ được đưa lên hệ thống và được hệ thống rủi ro hải quan cùng với cán bộ hải quan tiến hành rà soát.

Bước 4: Lấy kết quả phân luồng tờ khai

Sau khi hoàn tất và truyền tờ khai đi, sẽ có kết quả phân luồng trả về. Có 3 luồng như sau:

• Tờ khai luồng xanh: Đây là trường hợp thuận lợi nhất, thời gian lô hàng được thông quan cũng nhanh nhất. Khi hàng là luồng xanh, khách chỉ cần đóng thuế để thông quan xong lô hàng. Tiếp theo các doanh nghiệp sẽ nộp tờ khai cho hãng tàu, nộp phí cơ sở hạ tầng tại cảng là hàng có thể lên tàu và xuất đi
• Tờ khai luồng vàng: Với tờ khai luồng vàng, doanh nghiệp cần đính thêm các chứng từ, tài liệu đi kèm lên hệ thống. Sau khi cán bộ hải quan rà soát lại thông tin các chứng từ, nếu không có vấn đề hàng có thể thông quan, còn nếu chứng từ chưa đạt yêu cầu, cán bộ hải quan sẽ liên hệ về doanh nghiệp để xử lý. Thông thường, khi sử dụng dịch vụ logistics, cán bộ hải quan sẽ liên hệ trực tiếp bộ phận OPs tại cảng xuất để xử lý.
• Tờ khai luồng đỏ: Khi hệ thống rủi ro báo kết quả phân luồng đỏ, cán bộ hải quan kiểm tra các thông tin và bộ chứng từ đã khai (có thể yêu cầu nộp bộ chứng từ gốc trong một số trường hợp hoặc xem trực tiếp trên hệ thống hải quan) và tiến hành kiểm hóa. Trong quá trình nộp bộ chứng từ, doanh nghiệp cần trao đổi với hải quan và truyền lại các phản hồi về tình trạng lô hàng và chờ hải quan tiếp nhận lô hàng. Ở thời điểm kiểm hóa, doanh nghiệp cần có người phối hợp với cán bộ hải quan để tiến hành mở cont và kiểm tra hàng xem có đúng như đã khai báo không. Sau khi kiểm hóa xong hàng sẽ được thông quan, và các công việc tương tự ở luồng xanh. 

Đối với trường hợp luồng vàng và luồng đỏ, doanh nghiệp sẽ mất khá nhiều công sức, thời gian, cũng như nhân lực để xử lý. Tuy nhiên, nếu dịch vụ khai báo hải quan được xử lý bởi Alphatrans, Alphatrans sẽ có bộ phận OPs- hiện trường để liên hệ, nhận phản hồi từ phía hải quan về tình trạng của chứng từ và lô hàng. Với những lô hàng yêu cầu phải xuất trình bộ chứng từ gốc, công ty sẽ là người nộp thay khách hàng. Khi kiểm hóa luồng đỏ, công ty sẽ có nhân viên hiện trường  giám sát, đi cùng hàng và phối hợp với cán bộ cùng kiểm tra lô hàng, chụp lại tình trạng hàng sau khi kiểm tra. Đồng thời, với luồng xanh, công ty cũng tiến hành thanh lý tờ khai, nộp cơ sở hạ tầng thay doanh nghiệp.

Bước 5: Thông quan và thanh lý tờ khai

Sau khi thực hiện xong 4 bước trên và tờ khai của bạn đã được thông quan, bạn chỉ cần gửi lại tờ khai và mã vạch cho hải quan giám sát để làm thủ tục xác thực. Khi tờ khai đã được thông quan và qua giám sát hải quan, bạn phải nộp lại cho hãng tàu để họ làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng lên tàu.

Sau khi hoàn thành các bước trên, về cơ bản hàng hóa đã hoàn thành xong thủ tục hải quan hàng xuất khẩu.

4. Thời gian, chi phí làm thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu

• Thời gian làm thủ tục hải quan không được xác định rõ ràng, do có rất nhiều phần rà soát thuộc về nội bộ doanh nghiệp, nhu cầu của lô hàng. Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Thông thường, để các doanh nghiệp có thể thực hiện xong khai báo hải quan, truyền tờ khai, công việc này sẽ hoàn tất trong vòng 1 tới 2 ngày, tùy vào lượng hàng, lượng công việc, và tiến độ của cán bộ hải quan. Đối với luồng đỏ, thời gian này sẽ lâu hơn, thời gian kiểm tra chậm nhất là 8 tiếng, tuy nhiên thời gian được tiếp nhận và bắt đầu kiểm tra có thể lên tới 3 – 5 ngày.
• Chi phí làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu

       Biểu mức thu phí hải quan, lệ phí hàng hóa, phương tiện quá cảnh (Kèm theo Thông tư số 274/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

(Ban hành kèm theo Thông tư số 14/2021/TT-BTC ngày 18 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)

5. Thông tin liên hệ tư vấn thủ tục hải quan hàng hoá xuất khẩu