Trong những năm gần đây, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp mới ra đời với nhu cầu giao thương quốc tế ngày càng cao. Tuy nhiên, một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp mới thường gặp phải là việc khai báo hải quan – một thủ tục phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
Việc thiếu kinh nghiệm, không nắm rõ quy trình hoặc hiểu sai chính sách có thể khiến hàng hóa bị trì hoãn thông quan, phát sinh chi phí lưu kho hoặc bị xử phạt hành chính. Do đó, trong bài viết này, An Pha sẽ chia sẻ hướng dẫn khai báo hải quan trọn gói từ A đến Z dành cho doanh nghiệp mới, giúp bạn hiểu rõ các bước thực hiện và lựa chọn phương án tối ưu.
I. Khái niệm khai báo hải quan trọn gói là gì?
Khai báo hải quan là quy trình kê khai các thông tin liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu cho cơ quan hải quan để được cấp phép thông quan. Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói là hình thức doanh nghiệp ủy quyền toàn bộ quá trình này cho một đơn vị chuyên nghiệp thực hiện thay, bao gồm:
- Chuẩn bị, kiểm tra hồ sơ chứng từ
- Khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS
- Giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan
- Nhận hàng tại cảng hoặc sân bay
Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng luật.
II. Tại sao doanh nghiệp mới nên chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói?
Doanh nghiệp mới thường gặp các vấn đề sau:
- Không nắm rõ thủ tục, giấy tờ cần thiết
- Không biết mã HS chính xác
- Không có đội ngũ chuyên trách theo dõi hồ sơ
- Lo ngại bị cơ quan hải quan giữ hàng, phạt hành chính
Với dịch vụ khai báo hải quan trọn gói, các vấn đề trên được giải quyết bởi đội ngũ chuyên viên am hiểu luật, cập nhật liên tục chính sách và có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan. Từ đó:
- Rút ngắn thời gian thông quan
- Tránh sai sót trong hồ sơ
- Chủ động dự đoán rủi ro và xử lý kịp thời
III. Các bước khai báo hải quan trọn gói cho doanh nghiệp mới
Bước 1: Tư vấn chính sách mặt hàng
Đây là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng. Chuyên viên sẽ tư vấn:
- Mã HS phù hợp
- Thuế suất áp dụng
- Chính sách kiểm tra chuyên ngành
- Cần giấy phép gì hay không
Việc xác định sai ngay từ đầu có thể khiến hàng bị giữ lại, hoặc phải xin bổ sung giấy phép.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chứng từ
Một bộ hồ sơ khai báo hải quan thường bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading)
- CO/CQ (nếu có)
- Giấy phép chuyên ngành (nếu có)
Chuyên viên An Pha sẽ giúp kiểm tra từng chứng từ để đảm bảo hợp lệ.
Bước 3: Khai báo trên hệ thống hải quan điện tử
Sử dụng hệ thống VNACCS để khai báo mã hàng, số lượng, trị giá, cảng nhập/xuất, điều kiện giao hàng… Việc khai sai dữ liệu có thể khiến hàng bị phân luồng đỏ, kiểm hóa, gây chậm trễ.
Bước 4: Theo dõi phân luồng và xử lý phát sinh
Hệ thống hải quan sẽ phân luồng tờ khai:
- Luồng xanh: thông quan ngay
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ
- Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa
Chuyên viên sẽ xử lý và giải trình nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng, đồng thời cập nhật liên tục tiến trình cho doanh nghiệp.
Bước 5: Nhận hàng và hoàn tất thủ tục
Sau khi được thông quan, doanh nghiệp có thể nhận hàng tại cảng/bãi hoặc sử dụng dịch vụ giao hàng tận nơi từ An Pha. Toàn bộ hồ sơ được bàn giao rõ ràng, có chữ ký xác nhận.
IV. Những lưu ý dành cho doanh nghiệp mới
- Tuyệt đối không tự ý khai báo nếu không nắm rõ thủ tục
- Không sử dụng mã HS “gần đúng” để tránh kiểm hóa và truy thu thuế
- Hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm và uy tín như An Pha
- Đảm bảo tính trung thực trong hồ sơ để tránh vi phạm
V. Ưu điểm của dịch vụ khai báo hải quan tại An Pha
- Tư vấn miễn phí, kiểm tra hồ sơ trước khi triển khai
- Hệ thống làm việc khép kín, rõ ràng từng bước
- Cam kết thời gian hoàn thành và chi phí minh bạch
- Hỗ trợ xin giấy phép chuyên ngành, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng nếu cần
- Có hỗ trợ vận chuyển nội địa và giao hàng tận nơi
Khai báo hải quan là một khâu quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, chi phí vận hành của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp mới chưa có kinh nghiệm, lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất.
An Pha luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong từng lô hàng, từng hồ sơ – đảm bảo thông quan nhanh, đúng luật, không phát sinh.
