I. Giới thiệu về khai báo hải quan
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là bước bắt buộc để hàng hóa được thông quan hợp pháp. Việc này giúp cơ quan nhà nước kiểm soát, thu thuế, đồng thời đảm bảo hàng hóa tuân thủ đúng chính sách thương mại. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và cá nhân mới tham gia hoạt động xuất nhập khẩu còn khá bỡ ngỡ, không biết bắt đầu từ đâu.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn khai báo hải quan chi tiết, từ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị, cách thực hiện trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS cho đến những lưu ý thực tế.
II. Khai báo hải quan là gì?
Khai báo hải quan là việc người xuất khẩu hoặc nhập khẩu kê khai đầy đủ thông tin về hàng hóa, vận đơn, hóa đơn, chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan theo quy định pháp luật.
Mục đích:
- Giúp hải quan kiểm soát hàng hóa qua biên giới.
- Xác định chính xác thuế, phí cần nộp.
- Ngăn chặn gian lận thương mại, hàng cấm, hàng vi phạm bản quyền.
Nói cách khác, hướng dẫn khai báo hải quan chính là việc cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết để hàng hóa được thông quan hợp pháp.
III. Các hình thức khai báo hải quan
Hiện nay có 2 hình thức chính:
3.1. Khai báo hải quan truyền thống
- Người khai trực tiếp nộp bộ hồ sơ giấy cho cơ quan hải quan.
- Phù hợp cho hàng hóa có số lượng ít, thủ tục đơn giản.
- Nhược điểm: mất thời gian, dễ sai sót, tốn công đi lại.
3.2. Khai báo hải quan điện tử
- Thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS.
- Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nhanh chóng.
- Là xu hướng bắt buộc hiện nay cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
IV. Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử cho doanh nghiệp và cá nhân
Để giúp bạn dễ hình dung, dưới đây là quy trình khai báo hải quan cơ bản:
4.1. Chuẩn bị hồ sơ
Một bộ hồ sơ khai báo hải quan nhập khẩu hoặc xuất khẩu thường bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói (Packing List).
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có).
- Giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành (nếu thuộc diện quản lý).
4.2. Đăng ký tài khoản khai báo hải quan điện tử
- Doanh nghiệp cần có chữ ký số và đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS.
- Cài đặt phần mềm khai báo hải quan (ECUS hoặc phần mềm tương tự).
4.3. Thực hiện khai báo trên phần mềm
- Đăng nhập bằng tài khoản đã cấp.
- Chọn loại hình tờ khai (xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập tái xuất…).
- Nhập thông tin về hàng hóa, số lượng, trị giá, mã HS Code.
- Gửi tờ khai đến hệ thống VNACCS/VCIS.
4.4. Hệ thống phân luồng tờ khai
Sau khi khai báo, hệ thống sẽ tự động phân luồng:
- Luồng xanh: Miễn kiểm tra, thông quan ngay.
- Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy tờ.
- Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa + hồ sơ.
4.5. Nộp thuế và nhận hàng
- Căn cứ vào kết quả phân luồng, doanh nghiệp nộp thuế xuất nhập khẩu (nếu có).
- Sau khi hoàn thành, hải quan xác nhận thông quan.
V. Những lưu ý khi khai báo hải quan
Trong quá trình khai báo hải quan, bạn cần đặc biệt lưu ý:
- Khai đúng mã HS Code: Đây là cơ sở tính thuế. Nếu sai có thể bị xử phạt hoặc truy thu.
- Đầy đủ chứng từ: Thiếu giấy tờ sẽ khiến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian thông quan.
- Khai chính xác trị giá hàng hóa: Tránh khai thấp hơn thực tế để né thuế, vì dễ bị kiểm tra gắt gao.
- Tuân thủ quy định chuyên ngành: Một số hàng hóa cần giấy phép kiểm dịch, kiểm định, chứng nhận hợp quy.
- Lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm: Theo luật, doanh nghiệp phải lưu hồ sơ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
VI. Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan
Dưới đây là những lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp hay mắc phải:
- Khai sai thông tin vận đơn hoặc số container.
- Ghi nhầm đơn vị tính hàng hóa.
- Áp sai mã HS Code dẫn đến mức thuế không chính xác.
- Không nắm rõ quy định chuyên ngành (ví dụ: hàng thực phẩm, mỹ phẩm, máy móc cũ).
- Nộp tờ khai chậm so với thời hạn quy định.
VII. Những lưu ý dành cho doanh nghiệp mới khi tự khai báo hải quan
- Tuyệt đối không tự ý khai báo nếu không nắm rõ thủ tục
- Không sử dụng mã HS “gần đúng” để tránh kiểm hóa và truy thu thuế
- Hợp tác với đơn vị có kinh nghiệm và uy tín như An Pha
- Đảm bảo tính trung thực trong hồ sơ để tránh vi phạm
V. Ưu điểm của dịch vụ khai báo hải quan tại An Pha
- Tư vấn miễn phí, kiểm tra hồ sơ trước khi triển khai
- Hệ thống làm việc khép kín, rõ ràng từng bước
- Cam kết thời gian hoàn thành và chi phí minh bạch
- Hỗ trợ xin giấy phép chuyên ngành, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng nếu cần
- Có hỗ trợ vận chuyển nội địa và giao hàng tận nơi
Khai báo hải quan là một khâu quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, chi phí vận hành của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp mới chưa có kinh nghiệm, lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất.
An Pha luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong từng lô hàng, từng hồ sơ – đảm bảo thông quan nhanh, đúng luật, không phát sinh.
