Khai báo hải quan là một trong những thủ tục bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò như một “cánh cổng” để hàng hóa được phép lưu thông qua biên giới. Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn dễ phát sinh sai sót nhất nếu doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm, không am hiểu quy định pháp luật, hoặc không có đội ngũ chuyên môn phụ trách.
Chỉ một sai lầm nhỏ trong việc khai báo cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, bị cơ quan hải quan xử phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, việc nhận diện và phòng tránh các lỗi phổ biến trong khai báo là điều vô cùng cần thiết.
Trong bài viết này, An Pha – đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói chuyên nghiệp – sẽ chia sẻ 5 lỗi phổ biến khi khai báo hải quan và cách để doanh nghiệp tránh được những rủi ro này một cách hiệu quả.
I. Khai sai mã HS (Harmonized System Code)
Thực trạng: Mã HS là căn cứ để xác định thuế suất, chính sách mặt hàng và yêu cầu kiểm tra chuyên ngành. Việc khai sai mã HS là một trong những lỗi phổ biến nhất, dẫn đến áp sai thuế, bị giữ hàng để kiểm tra hoặc bị phạt.
Ví dụ: Một công ty nhập khẩu linh kiện điện tử nhưng khai mã HS dùng cho thiết bị gia dụng, khiến hàng bị giữ lại để phân tích phân loại và chịu mức thuế cao hơn.
Cách khắc phục:
- Tra cứu mã HS từ nguồn đáng tin cậy như Tổng cục Hải quan hoặc Hệ thống VNACCS.
- So sánh mã HS với các lô hàng tương tự từng khai báo trước đó.
- Sử dụng dịch vụ khai báo hải quan uy tín để được tư vấn mã HS phù hợp, tránh rủi ro.
II. Không đầy đủ chứng từ cần thiết
Thực trạng: Doanh nghiệp thường bỏ sót các giấy tờ như hợp đồng thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, CO (Certificate of Origin), CQ (Certificate of Quality), hoặc giấy phép nhập khẩu đặc thù.
Hệ lụy: Thiếu chứng từ sẽ khiến tờ khai không được tiếp nhận, hàng bị lưu kho, mất thời gian chờ bổ sung hoặc có thể bị hủy tờ khai.
Cách khắc phục:
- Chuẩn bị sẵn checklist các giấy tờ cần thiết theo từng loại hình hàng hóa.
- Thường xuyên cập nhật quy định mới về hồ sơ chứng từ.
- Nhờ đơn vị cung cấp dịch vụ hải quan trọn gói kiểm tra, rà soát trước khi nộp hồ sơ.
III. Khai sai giá trị hàng hóa
Thực trạng: Một số doanh nghiệp cố tình khai giá thấp để giảm thuế, trong khi số khác do sơ suất kế toán khiến giá khai báo không trùng khớp với chứng từ liên quan.
Rủi ro: Cơ quan hải quan có thể nghi ngờ gian lận, yêu cầu giải trình hoặc truy thu thuế, phạt hành chính.
Cách khắc phục:
- Đảm bảo giá trị khai báo phù hợp với hợp đồng, invoice và chuyển khoản.
- Kiểm tra tính thống nhất giữa các chứng từ.
- Lưu lại email hoặc văn bản thương thảo để làm bằng chứng nếu cần giải trình.
IV. Thiếu hiểu biết về chính sách mặt hàng
Thực trạng: Mỗi mặt hàng sẽ có quy định khác nhau về kiểm tra chuyên ngành, xin phép nhập khẩu hoặc điều kiện kỹ thuật. Nhiều doanh nghiệp chủ quan, cho rằng hàng phổ thông nên không cần giấy phép.
Hậu quả: Hàng hóa bị giữ lại để xin giấy phép bổ sung, tốn thời gian và chi phí phát sinh.
Cách khắc phục:
- Tra cứu thông tin về chính sách mặt hàng trên cổng thông tin hải quan.
- Tham khảo chuyên gia hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan trọn gói có kinh nghiệm xử lý hàng đặc thù.
- Với hàng hóa mới, nên kiểm tra trước khi ký hợp đồng mua bán quốc tế.
V. Khai báo không đúng thời hạn
Thực trạng: Doanh nghiệp nộp tờ khai sau thời hạn quy định, hoặc quên không nộp tờ khai cho các lô hàng nhỏ lẻ.
Hệ lụy: Dẫn đến bị phạt hành chính, bị đưa vào danh sách theo dõi đặc biệt hoặc khó khăn trong việc xin ưu đãi thuế sau này.
Cách khắc phục:
- Thiết lập nhắc lịch trình nộp tờ khai định kỳ.
- Phân công rõ ràng người phụ trách theo dõi tờ khai.
- Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý hoặc thuê ngoài dịch vụ khai báo hải quan uy tín để đảm bảo đúng hạn.
Việc khai báo hải quan đòi hỏi sự chính xác, kịp thời và hiểu rõ pháp lý. Sai sót dù nhỏ cũng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả lô hàng và uy tín doanh nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn chưa có đủ nhân sự và kinh nghiệm nội bộ, dịch vụ hải quan trọn gói tại An Pha là lựa chọn đáng tin cậy giúp bạn tránh được 5 lỗi thường gặp trên.
VI. Tổng hợp giải pháp hiệu quả từ An Pha
Với kinh nghiệm thực chiến trong ngành logistics – xuất nhập khẩu, An Pha đã hỗ trợ hàng ngàn doanh nghiệp tránh khỏi những lỗi khai báo phổ biến nhờ hệ thống quy trình làm việc chuẩn hóa.
Khi sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói tại An Pha, doanh nghiệp sẽ được:
- Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ chi tiết theo từng loại hàng.
- Tư vấn lựa chọn mã HS và chính sách mặt hàng phù hợp.
- Kiểm tra trước các chứng từ, báo trước rủi ro.
- Đại diện khai báo, giải trình và xử lý các vấn đề phát sinh.
- Hỗ trợ toàn diện từ khâu kiểm tra – thông quan – giao nhận hàng hóa.
Khai báo hải quan là một công việc đòi hỏi chuyên môn, cập nhật thường xuyên và sự chính xác tuyệt đối. Đừng để những lỗi nhỏ trở thành rào cản lớn cho hoạt động xuất nhập khẩu của bạn.
Nếu doanh nghiệp bạn chưa có đội ngũ chuyên trách hoặc đang gặp khó khăn trong quá trình thông quan, hãy để Vận Tải An Pha đồng hành cùng bạn bằng dịch vụ hải quan trọn gói chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả.
>>Xem chi tiết dịch vụ tại: https://vantaianpha.vn/dich-vu-khai-bao-hai-quan-tron-goi/
