Quy Trình Khai Báo Hải Quan Chuẩn Nhất 2025 – Hướng Dẫn Từng Bước Cho Doanh Nghiệp

Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, theo các doanh nghiệp mới, quy trình này thường phức tạp, đòi hỏi hiểu rõ chứng từ – chính sách – mã HS – thuế suất, cũng như quy trình làm việc với cơ quan hải quan. Bài viết này, Vận Tải An Pha cung cấp quy trình khai báo hải quan chuẩn 2025, mô tả từng bước chi tiết để doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc tối ưu khi thuê dịch vụ.

I. Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là nghiệp vụ mà doanh nghiệp cung cấp thông tin về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu cho cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử VNACCS. Mục tiêu của quy trình này gồm:

• Xác định tính hợp pháp của hàng hóa.
• Kiểm soát chính sách quản lý: kiểm tra chuyên ngành, giấy phép, chứng nhận.
• Tính và thu đúng thuế xuất nhập khẩu, VAT, thuế BVMT.
• Cho phép hàng hóa thông quan và lưu thông hợp pháp.

Từ năm 2025, các thủ tục ngày càng được tự động hóa nhưng vẫn đòi hỏi kỹ năng chuyên môn để tránh sai sót và phát sinh chi phí.

Hoặc liên hệ HOTLINE của chúng tôi:

II. Quy trình khai báo hải quan chuẩn 7 bước (2025)

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

Bộ chứng từ cơ bản gồm:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
• Packing List (Phiếu đóng gói)
• Bill of Lading / Airway Bill (Vận đơn)
• Hợp đồng thương mại
• C/O – Certificate of Origin (nếu có ưu đãi thuế)
• Giấy phép chuyên ngành, kiểm tra chất lượng (nếu thuộc diện quản lý)
• Các chứng từ đặc thù: catalogue, COA, MSDS,…

Việc chuẩn bị chứng từ chính xác ngay từ đầu quyết định đến 80% sự suôn sẻ của thông quan.

Bước 2: Xác định mã HS Code

Xác định mã HS là bước quan trọng nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Thuế nhập khẩu / thuế xuất khẩu
• Chính sách mặt hàng (cấm – hạn chế – kiểm tra chuyên ngành)
• Hồ sơ bổ sung (chứng nhận hợp quy, kiểm dịch,…)

Nguyên tắc xác định HS chuẩn:

• Dựa vào tính năng – cấu tạo – mục đích sử dụng của hàng.
• Tham khảo Chú giải chương, chú giải nhóm của WCO.
• Kiểm tra Binding Tariff Information, quyết định phân loại của Tổng cục Hải quan.
• Sử dụng catalogue, hình ảnh để mô tả rõ ràng.

Sai HS có thể dẫn đến ấn định thuế, phạt từ 10 – 20% và chậm thông quan.

Bước 3: Kiểm tra chính sách mặt hàng

Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa nhập khẩu có thuộc các diện sau không:

• Kiểm tra chất lượng nhà nước: Máy móc, thiết bị, đồ điện tử, thiết bị viễn thông…
• Kiểm dịch động vật – thực vật
• ATTP – kiểm tra chuyên ngành Bộ Y tế
• Giấy phép Bộ Công Thương, Bộ Thông Tin Truyền Thông…
• Hàng cấm hoặc hạn chế nhập khẩu

Từ 2025, nhiều ngành hàng được chuyển sang hậu kiểm, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị chứng từ đầy đủ để xuất trình khi cần.

Bước 4: Khai tờ khai trên hệ thống VNACCS

Khai báo được thực hiện qua phần mềm ECUS hoặc phần mềm VNACCS.

Các thông tin phải khai chính xác:

• Mã loại hình (A11, A12, E31, B11,…)
• Mã HS
• Trị giá hải quan & điều kiện giao hàng (FOB/CIF)
• Thuế suất
• Số lượng & đơn vị tính
• Thông tin vận đơn, kiện hàng, số cont

Sau khi gửi tờ khai, hệ thống phân luồng:

• Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ & kiểm hóa → thông quan nhanh.
• Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ.
• Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ + kiểm hóa thực tế.

Bước 5: Nộp thuế & làm việc với hải quan

Doanh nghiệp nộp thuế thông qua:

• Nộp thuế điện tử 24/7
• Nộp qua ngân hàng liên kết

Một số trường hợp phải bổ sung:

• Chứng từ trị giá
• Chứng nhận chất lượng, giấy phép, CO
• Tờ trình giải trình mã HS hoặc trị giá

Sau khi được cán bộ hải quan kiểm tra hoàn tất, tờ khai chuyển sang trạng thái đủ điều kiện thông quan.

Bước 6: Kiểm hóa hàng hóa (nếu có)

Kiểm hóa nhằm kiểm tra:

• Chủng loại
• Số lượng
• Mã HS
• Mục đích sử dụng
• Sự phù hợp giữa tờ khai và hàng thực tế

Có 3 dạng kiểm hóa:

• Kiểm 5–10%
• Kiểm 50%
• Mở toàn bộ container

Doanh nghiệp nên:

• Chuẩn bị kìm cắt seal, găng tay, vận dụng bốc xếp.
• Có người giám sát để tránh thất lạc hàng.

Bước 7: Thông quan – kéo hàng

Khi tờ khai về trạng thái “Đã thông quan”, doanh nghiệp tiến hành:

• In lệnh giao hàng (D/O)
• Đăng ký lấy container rỗng (đối với hàng xuất)
• Thanh toán phí lưu container, lưu bãi (DEM/DET/Storage)
• Làm thủ tục ra cổng (cảng hoặc ICD)
• Kéo hàng về kho

Thông quan đúng hẹn giúp giảm chi phí phát sinh và tối ưu chuỗi cung ứng.

III. Những lưu ý quan trọng khi khai báo hải quan

• Luôn kiểm tra tên hàng – mô tả – mã HS thật chính xác.
• Chuẩn bị chứng từ đầy đủ trước khi hàng về.
• Tránh nhầm lẫn giữa trị giá hóa đơn và trị giá hải quan.
• Theo dõi kỹ thời gian miễn DEM/DET.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng.
• Lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm để phục vụ hậu kiểm.

Sai sót thường gặp & cách tránh

Khai báo hải quan là một khâu quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, chi phí vận hành của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp mới chưa có kinh nghiệm, lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan trọn gói tại Vận Tải An Pha là giải pháp an toàn và hiệu quả nhất.

Thông tin liên hệ:

Công Ty TNHH Thương Mại Và Vận Tải An Pha Trần

• Địa Chỉ: 45A Nguyễn Thượng Hiền, phường Bình Lợi Trung, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.