Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice) đóng vai trò then chốt trong xuất nhập khẩu, được ví như “giấy khai sinh” cho lô hàng, cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch mua bán quốc tế. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, chức năng và tầm quan trọng của Hóa Đơn Thương Mại trong hoạt động xuất nhập khẩu.
I. Hoá Đơn Thương Mại là gì?
Hóa Đơn Thương Mại là văn bản do bên bán lập ra, gửi cho bên mua, nhằm mục đích yêu cầu thanh toán cho lô hàng được giao dịch. Nó đóng vai trò quan trọng trong các khía cạnh sau:
- Cơ sở thanh toán: Hóa Đơn Thương Mại xác định rõ ràng số tiền, phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán cho lô hàng, đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và bên bán.
- Chứng từ hải quan: Hóa Đơn Thương Mại là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ khai báo hải quan, cung cấp thông tin thiết yếu cho việc xác định giá trị hàng hóa, tính thuế và các thủ tục hải quan khác.
- Cơ sở cho các tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, Hóa Đơn Thương Mại sẽ là bằng chứng quan trọng để xác định đúng sai và giải quyết vấn đề.
- Công cụ quản lý: Hóa Đơn Thương Mại giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả các hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm giá cả, số lượng hàng hóa, khách hàng, đối tác, v.v.
II. Nội Dung Chính của Hoá Đơn Thương Mại
Hóa Đơn Thương Mại cần bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
1. Thông tin chung
- Số hiệu Hóa Đơn Thương Mại
- Ngày lập Hóa Đơn
- Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của bên bán và bên mua
2. Thông tin về hàng hóa:
- Mô tả chi tiết về hàng hóa (tên, mã hàng, số lượng, đơn vị tính)
- Giá bán đơn vị của hàng hóa
- Giá trị tổng cộng của lô hàng
3. Điều kiện giao hàng
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, CFR)
- Ngày giao hàng dự kiến
4. Điều kiện thanh toán:
- Phương thức thanh toán (ví dụ: Thanh toán T/T, Thanh Toán L/C)
- Số tiền thanh toán
- Thời hạn thanh toán
5. Thông tin khác:
- Số hiệu hợp đồng mua bán (nếu có)
- Điều khoản bảo hiểm (nếu có)
- Chữ ký và đóng dấu của bên bán
III. Mục đích của Hoá Đơn Thương Mại (Commercial Invoice) trong Giao Dịch Quốc Tế
- Xác định và ghi nhận chính xác thông tin về hàng hóa và giá trị của chúng.
- Cung cấp cơ sở pháp lý cho giao dịch thương mại.
- Hỗ trợ trong việc thông quan và xuất nhập khẩu.
- Là căn cứ cho việc thanh toán và làm hồ sơ kế toán.
>> Xem thêm: Dịch Vụ Hải Quan Trọn Gói
IV. Quy Trình Lập Hoá Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)
1. Chuẩn bị thông tin
- Bước 1: Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết theo nội dung bên bên trên của Hóa Đơn Thương Mại
- Bước 2: Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin đã thu thập.
2. Lựa chọn mẫu Hóa Đơn Thương Mại
- Bước 1: Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu Hóa Đơn Thương Mại do tự quy định hoặc theo mẫu chung của ngành xuất nhập khẩu.
- Bước 2: Sử dụng mẫu Hóa Đơn Thương Mại miễn phí như: https://www.canva.com/invoice/
- Bước 3: Lựa chọn mẫu Hóa Đơn Thương Mại phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.
3. Điền thông tin vào Hóa Đơn Thương Mại
- Bước 1: Sử dụng bút mực hoặc máy tính để điền thông tin vào Hóa Đơn Thương Mại một cách rõ ràng, chính xác và dễ đọc.
- Bước 2: Đảm bảo rằng tất cả thông tin được điền đầy đủ và nhất quán với các văn bản liên quan khác trong hợp đồng mua bán.
- Bước 3: Điền thông tin theo thứ tự và bố cục của mẫu Hóa Đơn Thương Mại đã lựa chọn.
4. Kiểm tra và ký xác nhận
- Bước 1: Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên Hóa Đơn Thương Mại trước khi ký xác nhận.
- Bước 2: Chú ý kiểm tra các thông tin quan trọng như:
- Tên và địa chỉ của bên bán và bên mua.
- Mô tả chi tiết về hàng hóa.
- Số lượng, đơn vị tính và giá bán của hàng hóa.
- Tổng giá trị của lô hàng.
- Điều kiện giao hàng và thanh toán.
- Bước 3: Hóa Đơn Thương Mại cần được ký bởi người đại diện được ủy quyền của bên bán.
5. Gửi Hóa Đơn Thương Mại cho bên mua
- Bước 1: Gửi Hóa Đơn Thương Mại cho bên mua qua email hoặc đường bưu điện.
- Bước 2: Lưu ý ghi rõ thông tin người gửi và người nhận trên bưu thiếp (nếu gửi qua đường bưu điện).
- Bước 3: Nên lưu giữ bản sao Hóa Đơn Thương Mại trong hồ sơ kế toán của doanh nghiệp.
Lưu ý:
- Hóa Đơn Thương Mại cần được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại doanh nghiệp, 1 bản gửi cho đối tác.
- Doanh nghiệp cần lưu giữ Hóa Đơn Thương Mại cùng với các chứng từ liên quan khác trong hồ sơ kế toán ít nhất 5 năm.
- Thông tin trên Hóa Đơn Thương Mại cần chính xác, đầy đủ và tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam và các quy định quốc
Như vậy, hoá đơn thương mại không chỉ đơn thuần là một văn bản pháp lý, mà còn là công cụ hữu ích giúp việc thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế trở nên dễ dàng và minh bạch. Để đảm bảo hiệu quả trong công việc kinh doanh, việc hiểu rõ và áp dụng chính xác hoá đơn thương mại là vô cùng quan trọng.
