“Thủ tục hải quan cần giấy tờ gì?” – câu hỏi này luôn được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đặt ra hàng đầu. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ là yếu tố quyết định đến quá trình thông quan suôn sẻ và hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin toàn diện về giấy tờ làm thủ tục hải quan với những cập nhật mới nhất.
1. Thủ tục hải quan cần những giấy tờ gì
1.1 Căn cứ pháp lý hiện hành
Theo quy định tại Điều 24 Luật Hải quan năm 2014 và Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, bộ hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai
- Chứng từ liên quan (bao gồm: hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép xuất/nhập khẩu, văn bản kiểm tra chuyên ngành, và các chứng từ liên quan khác tùy theo từng trường hợp cụ thể)
1.2 Định dạng và hình thức nộp hồ sơ
Giấy tờ làm thủ tục hải quan có thể được nộp theo hai hình thức:
- Chứng từ giấy: Bản cứng truyền thống
- Chứng từ điện tử: Phải đảm bảo tính toàn vẹn và tuân thủ quy định về giao dịch điện tử
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, các cơ quan quản lý chuyên ngành sẽ gửi giấy phép xuất/nhập khẩu và kết quả kiểm tra dưới dạng điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp.
1.3 Phạm vi áp dụng
Các đối tượng bắt buộc phải có giấy tờ hải quan:
Hàng hóa và vật phẩm:
- Hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh
- Tiền Việt Nam, ngoại tệ, công cụ chuyển nhượng
- Vàng, đá quý, kim loại quý
- Di vật, văn hóa phẩm, cổ vật, bảo vật
- Bưu kiện, bưu phẩm và hành lý
- Các vật phẩm đặc biệt khác
Phương tiện vận tải:
- Phương tiện hàng không
- Phương tiện đường bộ, đường sắt
- Phương tiện đường biển, đường thủy nội địa
2. Chi tiết về giấy tờ làm thủ tục hải quan
2.1 Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan được thực hiện theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Doanh nghiệp có thể sử dụng:
- Cổng thông tin một cửa quốc gia
- Phần mềm khai hải quan trực tuyến để lập tờ khai và nộp chứng từ điện tử
2.2 Hợp đồng thương mại
Hợp đồng mua bán phải được lập thành văn bản với đầy đủ các yếu tố:
- Thông tin các bên tham gia (bên mua, bên bán, bên thứ ba)
- Mô tả chi tiết hàng hóa
- Điều kiện giao hàng và thanh toán
- Các điều khoản thương mại khác
2.3 Hóa đơn thương mại
Yêu cầu nộp 01 bản chụp hóa đơn hoặc chứng từ có giá trị tương đương.
Trường hợp được miễn hóa đơn:
- Lô hàng nhập khẩu thực hiện hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài
- Lô hàng không cần thanh toán giữa các bên (hàng viện trợ, quà tặng)
2.4 Chứng từ vận tải
Chứng từ vận tải bao gồm:
- Vận đơn: Áp dụng cho hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt, đường biển, đường hàng không
- Bản khai hàng hóa: Thay thế vận đơn cho hàng hóa phục vụ khai thác và thăm dò dầu khí
2.5 Giấy phép xuất/nhập khẩu
Áp dụng cho các mặt hàng nằm trong danh mục hạn chế xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định chính xác mặt hàng của mình có thuộc danh mục này hay không để chuẩn bị giấy phép phù hợp.
2.6 Giấy kiểm tra chuyên ngành
Mỗi chuyên ngành có quy định riêng về kiểm tra chất lượng. Doanh nghiệp cần:
- Xác định mặt hàng có thuộc danh mục phải kiểm tra
- Nộp hồ sơ đề nghị kiểm tra để được cấp giấy kiểm tra chuyên ngành
- Tuân thủ quy định cụ thể của từng cơ quan quản lý
2.7 Tờ khai trị giá
Tờ khai trị giá có thể được nộp theo hai cách:
- Dạng điện tử thông qua hệ thống trực tuyến
- 02 bản chính nộp trực tiếp tại cơ quan Hải quan
2.8 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác định quốc gia xuất khẩu/sản xuất hàng hóa. Đây là yếu tố quan trọng để xác định thuế suất áp dụng và các ưu đãi thương mại.
Xem thêm: Dịch vụ khai hải quan Alphatrans
3. Một số lỗi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục hải quan
3.1 Thông tin không nhất quán giữa các tài liệu
Các lỗi thường gặp:
- Sai lệch về số lượng, trọng lượng lô hàng
- Mô tả hàng hóa không khớp
- Lỗi chính tả tên hàng hóa
- Thông tin bên xuất khẩu/nhập khẩu không đồng nhất
Giải pháp: Kiểm tra kỹ lưỡng và đối chiếu thông tin giữa các tài liệu trước khi nộp.
3.2 Khai báo sai thông tin trên tờ khai
Cách xử lý:
- Một số trường thông tin có thể sửa đổi trực tiếp trên hệ thống
- Những trường hợp phức tạp cần thông báo và làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan
3.3 Xác định sai mã HS
Nguyên nhân: Thiếu kinh nghiệm và hiểu biết về phân loại hàng hóa.
Giải pháp:
- Nghiên cứu kỹ bảng phân loại hàng hóa
- Tham khảo ý kiến chuyên gia
- Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác giấy tờ làm thủ tục hải quan là yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả của quá trình thông quan. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất hoạt động cụ thể (xuất khẩu, nhập khẩu, tạm xuất tái nhập, tạm nhập tái xuất) để xây dựng bộ hồ sơ phù hợp và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành.
Để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của
