“Thủ tục hải quan cần giấy tờ gì?” là vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Chỉ khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ thì ta mới có thể tiến hành làm thủ tục thông quan suôn sẻ. Tất cả thông tin chi tiết về giấy tờ làm thủ tục hải quan (cập nhật mới nhất) sẽ có trong bài viết sau đây.
1. Thủ tục hải quan cần những giấy tờ gì
1.1 Căn cứ pháp lý
Tại Điều 24 Luật Hải quan năm 2014 và Thông tư 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính có quy định chi tiết về hồ sơ hải quan. Cụ thể như sau:
– Tờ khai hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan;
– Chứng từ có liên quan. (Tùy từng trường hợp mà bao gồm: hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất/ nhập khẩu, văn bản kiểm tra/ miễn kiểm tra chuyên ngành, chứng từ liên quan khác).
1.2 Hình thức giấy tờ làm thủ tục hải quan
Giấy tờ làm thủ tục hải quan có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Trong đó, chứng từ điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, khuôn dạng theo quy định của pháp luật giao dịch điện tử.
Tất cả giấy tờ trên được tổng hợp thành bộ hồ sơ hải quan và được nộp cho cơ quan hải quan có thẩm quyền. Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến thì cơ quan quản lý chuyên ngành sẽ gửi giấy phép xuất/ nhập khẩu và văn bản thông báo kết quả kiểm tra dưới dạng điện tử cho doanh nghiệp.
1.3 Đối tượng phải có giấy tờ hải quan
– Hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh; tiền Việt Nam, ngoại tệ, công cụ chuyển nhượng; vàng, đá quý, kim loại quý; sản phẩm di vật, văn hóa, cổ vật, bảo vật; bưu kiện, bưu phẩm; hành lý; các vật phẩm khác.
– Phương tiện xuất nhập khẩu, quá cảnh: phương tiện đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy nội địa, đường hàng không.
2. Chi tiết về giấy tờ làm thủ tục hải quan
2.1 Tờ khai hải quan
Mẫu tờ khai hải quan và chứng từ thay thế tờ khai hải quan được Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Người khai hải quan có thể sử dụng Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc phần mềm khai hải quan trực tuyến để mở tờ khai hải quan và nộp chứng từ điện tử.
2.2 Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các bên
Hợp đồng mua bán là sự thỏa thuận giữa các bên. Hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản với đầy đủ nội dung về bên mua, bên bán, bên thứ 3, hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán…
2.3 Hóa đơn thương mại
Người chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục hải quan cần trình lên 01 bản chụp hóa đơn hoặc chứng từ có giá trị tương đương. Trong một số trường hợp pháp luật không yêu cầu hóa đơn để làm thủ tục hải quan, cụ thể như sau:
– Lô hàng nhập khẩu có mục đích thực hiện hợp đồng gia công cho doanh nghiệp nước ngoài.
– Bên mua không cần thanh toán cho bên bán, lô hàng không hóa đơn.
2.4 Vận đơn
Vận đơn là giấy tờ quan trọng trong trường hợp lô hàng được vận chuyển bằng đường sắt, đường biển hoặc đường hàng không. Nếu hàng hóa phục vụ cho mục đích khai thác dầu khí, thăm dò dầu khí thì sẽ nộp bản khai hàng hóa thay cho vận đơn.
2.5 Giấy phép xuất/ nhập khẩu
Một số loại hàng hóa nằm trong danh mục hạn chế xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp muốn thông quan hàng hóa thì cần phải có giấy phép xuất/ nhập khẩu.
2.6 Giấy kiểm tra chuyên ngành
Mỗi một chuyên ngành lại có quy định riêng về yêu cầu kiểm tra chất lượng. Doanh nghiệp cần kiểm tra rõ những quy định này để xác định loại hàng của mình có nằm trong danh mục phải kiểm tra hay không. Nếu có thì cần nộp hồ sơ đề nghị kiểm tra để được cấp giấy kiểm tra chuyên ngành.
2.7 Tờ khai trị giá
Doanh nghiệp phải chuẩn bị tờ khai trị giá trong bộ hồ sơ hải quan của mình. Yêu cầu phải nộp dưới dạng điện tử hoặc nộp 02 bản chính trực tiếp tại cơ quan Hải quan.
2.8 Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là văn bản hoặc hình thức tương đương do cơ quan có thẩm quyền để xác định hàng hóa được xuất khẩu/ sản xuất tại quốc gia đó.
Xem thêm: Dịch vụ khai hải quan Alphatrans
3. Một số lỗi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục hải quan
3.1 Thông tin trên bộ hồ sơ không khớp nhau
Doanh nghiệp khi chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục hải quan nếu không kiểm tra thật kỹ từng tài liệu có thể xảy ra tình trạng không khớp thông tin. Đó có thể là sai lệch về số lượng, trọng lượng lô hàng, điều kiện hàng hóa, sai chính tả,… Trong trường hợp đã nộp hồ sơ thì cần thông báo cho cơ quan hải quan để kịp thời điều chỉnh.
3.2 Khai báo thông tin trên tờ khai bị sai
Khi tiến hành khai thông tin trên tờ khai hải quan, do vô ý nên nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng khai sai. Một số trường thông tin trên tờ khai trực tuyến có thể sửa đổi bằng lệnh trực tiếp. Tuy nhiên, một số trường hợp cần phải ra khai báo với cơ quan hải quan để được giải quyết.
3.3 Khai sai mã HS
Mã HS bị xác định sai bởi doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, hiểu biết. Do đó cần tham khảo những người có kinh nghiệm để tránh tình trạng khai sai mã HS.
Giấy tờ làm thủ tục hải quan cần được chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu làm thủ tục khai báo và thông quan. Doanh nghiệp cần căn cứ vào hoạt động của mình là xuất khẩu, nhập khẩu hay tạm xuất tái nhập, tạm nhập tái xuất để xây dựng bộ hồ sơ giấy tờ phù hợp.
