Thuật ngữ Debit Note Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

19/11/2025

2872 Views 0

SaveSavedRemoved 6

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, bên cạnh các chứng từ phổ biến như Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading…, doanh nghiệp còn thường gặp một loại chứng từ đặc biệt: Debit Note. Đây là tài liệu quan trọng khi phát sinh điều chỉnh giá trị thanh toán, phí dịch vụ hoặc khoản chi bổ sung giữa người bán – người mua hoặc giữa doanh nghiệp và đơn vị logistics.

Bài viết này, Vận Tải An Pha giúp bạn hiểu đúng bản chất, nắm được các trường hợp sử dụng, cũng như vai trò của Debit Note trong xuất nhập khẩu.

👉 Xem thêm giải pháp chuyên nghiệp: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói của Vận Tải An Pha

I. Khái Niệm Debit Note là gì?

Debit Note (Giấy báo nợ) là chứng từ do người bán hoặc người cung cấp dịch vụ phát hành để thông báo cho người mua rằng họ đang “nợ” một khoản tiền bổ sung so với thỏa thuận ban đầu.

Debit Note được sử dụng khi:

Phát sinh chi phí bổ sung
Điều chỉnh giá trị thanh toán
Tính thêm phí dịch vụ logistics
Điều chỉnh sai lệch giữa hai bên

Debit Note không phải hóa đơn tài chính, nhưng là chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế, đặc biệt khi thương lượng thanh toán.

II. Debit Note khác gì Credit Note?

Nhiều doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn 2 loại chứng từ này.

Chứng từ	Ý nghĩa	Tác dụng
Debit Note	Giấy báo nợ	Người mua phải trả thêm tiền
Credit Note	Giấy báo có	Người mua được giảm tiền / nhận lại tiền

Hiểu rõ sự khác biệt giúp tránh rủi ro khi hạch toán hoặc đối chiếu chứng từ.

Ví dụ minh họa sự khác biết của Debit Note và Credit Note

Trường hợp sử dụng Debit Note:

Hóa đơn ban đầu: $10,000
Phát sinh chi phí vận chuyển bổ sung: $500
Debit Note: $500
Tổng giá trị sau điều chỉnh: $10,500

Trường hợp sử dụng Credit Note:

Hóa đơn ban đầu: $10,000
Khách hàng trả lại hàng: $1,000
Credit Note: $1,000
Tổng giá trị sau điều chỉnh: $9,000

III. Khi nào thì sử dụng Debit Note?

3.1. Phát sinh thêm phí vận chuyển – logistics

Ví dụ:

Phụ phí local charge
Phụ phí tắc cảng
Phụ phí chuyển bãi
Phí nâng/hạ container
Phí CFS

Khi hãng tàu hoặc forwarder phát sinh thêm chi phí, họ sẽ gửi Debit Note để thông báo thu thêm.

3.2. Điều chỉnh sai giá bán hoặc số lượng trên Invoice

Invoice phát hành sai giá
Ghi thiếu phí
Ghi sai số lượng so với thực tế giao hàng

3.3. Các khoản bồi hoàn

Tổn thất hàng hóa thuộc trách nhiệm người mua
Chi phí phát sinh do thay đổi lịch tàu

3.4. Chi phí phát sinh do yêu cầu từ khách hàng

Ví dụ: đổi phương án vận chuyển, đóng pallet, kiểm dịch, xin giấy phép bổ sung…

IV. Nội Dung và Lý do Ghi nợ (Debit Note)

4.1 Nội dung của Debit Note

Trong một Debit Note thông thường sẽ có những nội dung như sau:

Thông tin cơ bản: Tiêu đề “DEBIT NOTE”, số hiệu Debit Note, ngày lập
Thông tin về người gửi và người nhận debit note: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ
Thông tin tham chiếu: Số hóa đơn gốc cần điều chỉnh, ngày lập hóa đơn gốc, số hợp đồng (nếu có)
Mô tả chi tiết: Lý do cần phát hành debit note, mô tả cụ thể các khoản mục cần điều chỉnh
Thông tin tài chính: Số lượng, đơn giá, thành tiền của các khoản mục điều chỉnh
Tổng cộng: Tổng số tiền cần ghi nợ thêm
Điều khoản thanh toán: Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán
Chữ ký và xác nhận: Chữ ký người có thẩm quyền, đóng dấu công ty

4.2 Các lý do phổ biến để phát hành Debit Note

Lý do ghi nợ có thể bao gồm:

Sai sót trong tính toán: Lỗi tính toán giá cả, áp dụng sai tỷ giá hối đoái, tính thiếu số lượng hàng hóa
Chi phí vận chuyển: Phát sinh chi phí vận chuyển bổ sung, thay đổi phương thức vận chuyển dẫn đến tăng chi phí
Chi phí bảo hiểm: Điều chỉnh mức phí bảo hiểm, bổ sung các loại bảo hiểm mới
Thuế và phí: Thay đổi về mức thuế, phí hải quan, các loại phí khác
Chi phí phát sinh: Phí lưu kho, phí demurrage, phí xử lý hàng hóa đặc biệt
Điều chỉnh chất lượng: Bồi thường do chất lượng hàng hóa không đạt yêu cầu
Thay đổi quy cách: Điều chỉnh do thay đổi yêu cầu về đóng gói, nhãn mác

Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan Alphatrans

V. Vai trò của Debit Note trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu

5.1. Ghi nhận nghĩa vụ thanh toán bổ sung

Giúp hai bên minh bạch chi phí và đảm bảo thanh toán đầy đủ.

5.2. Hỗ trợ hạch toán kế toán

Debit Note là căn cứ để:

Ghi nhận chi phí thực tế
Tính giá vốn hàng nhập
Đối chiếu sổ sách khi thanh toán quốc tế

5.3. Căn cứ giải trình khi bị hậu kiểm

Nhiều trường hợp cơ quan thuế hoặc hải quan yêu cầu giải thích chi phí logistics, Debit Note sẽ là bằng chứng chứng minh tính hợp lý của chi phí.

VI. Debit Note có dùng để khai hải quan không?

Câu trả lồi là : KHÔNG.
Debit Note không phải chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan.

Hải quan chỉ sử dụng:

Commercial Invoice
Packing List
Bill of Lading
Giấy phép (nếu có)
Chứng từ chuyên ngành
C/O (nếu xin ưu đãi)

Debit Note chỉ dùng cho:

Thanh toán giữa doanh nghiệp
Kế toán
Logistics
Đối chiếu chi phí

>>Xem thêm: Các Phương Thức Thanh Toán Quốc Tế Trong Xuất Nhập Khẩu

VII. Ưu điểm và Nhược điểm của Debit Note (Phiếu Ghi Nợ) trong Xuất Nhập Khẩu

7.1 Ưu Điểm của Debit Note

7. 1.1 Tính chính xác và minh bạch

Debit Note giúp điều chỉnh giá trị hóa đơn thương mại một cách chính xác khi có sai sót hoặc phát sinh thêm chi phí
Đảm bảo tính minh bạch cho giao dịch, tạo niềm tin giữa các bên tham gia
Cung cấp bằng chứng pháp lý cho việc điều chỉnh giá trị giao dịch

7.1.2 Hạn chế tranh chấp thương mại

Việc sử dụng Debit Note rõ ràng, cụ thể giúp giảm thiểu nguy cơ tranh chấp giữa bên bán và bên mua
Tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc giải quyết tranh chấp nếu có
Giúp duy trì mối quan hệ thương mại lâu dài giữa các đối tác

7.1.3 Tăng cường hiệu quả thanh toán

Debit Note giúp đẩy nhanh tiến độ thanh toán bằng cách điều chỉnh giá trị hóa đơn một cách kịp thời
Giảm thiểu thời gian chờ đợi và xử lý các vấn đề phát sinh
Tối ưu hóa dòng tiền của doanh nghiệp

7.1.4 Thúc đẩy thương mại quốc tế

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều chỉnh giá trị giao dịch
Góp phần làm cho hoạt động thương mại quốc tế diễn ra hiệu quả và thuận lợi hơn
Tăng cường sự linh hoạt trong các giao dịch phức tạp

7.1.5 Hỗ trợ quản lý tài chính

Giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các khoản phải thu, phải trả một cách chính xác
Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập báo cáo tài chính
Hỗ trợ việc kiểm toán và thanh tra

7.2 Nhược Điểm của Debit Note

7.2.1 Tăng thêm thủ tục hành chính

Việc lập và xử lý Debit Note có thể tốn thêm thời gian và công sức
Cần có quy trình quản lý và kiểm soát bổ sung
Đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

7.2.2 Phát sinh chi phí bổ sung

Chi phí in ấn, sao chép và gửi Debit Note
Chi phí nhân sự để xử lý và theo dõi Debit Note
Chi phí lưu trữ và quản lý hồ sơ

7.2.3 Nguy cơ gian lận và sai sót

Debit Note có thể bị lợi dụng cho mục đích gian lận nếu không được kiểm tra kỹ lưỡng
Nguy cơ sai sót trong việc tính toán và lập Debit Note
Khả năng bị giả mạo hoặc sửa đổi nếu không có biện pháp bảo mật phù hợp

7.2.4 Phức tạp với doanh nghiệp nhỏ

Việc sử dụng Debit Note có thể phức tạp đối với các doanh nghiệp nhỏ thiếu kinh nghiệm
Đòi hỏi kiến thức chuyên môn về xuất nhập khẩu và kế toán
Cần đầu tư vào hệ thống quản lý và đào tạo nhân sự

7.2.5 Ảnh hưởng đến mối quan hệ đối tác

Việc phát hành Debit Note quá thường xuyên có thể tạo ấn tượng không tốt
Có thể gây căng thẳng trong quan hệ thương mại nếu không được giải thích rõ ràng
Ảnh hưởng đến uy tín nếu Debit Note không chính xác

Lưu ý quan trọng về việc sử dụng

Mẫu biểu: Debit Note và Credit Note cần được lập theo mẫu do doanh nghiệp tự quy định hoặc theo mẫu chung của ngành xuất nhập khẩu, đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp
Số bản: Cần lập thành ít nhất 2 bản: 1 bản lưu tại doanh nghiệp phát hành, 1 bản gửi cho đối tác kinh doanh
Thời hạn lưu trữ: Doanh nghiệp phải lưu giữ Debit Note và Credit Note cùng với hóa đơn thương mại trong hồ sơ kế toán ít nhất 5 năm theo quy định pháp luật
Kiểm soát số hiệu: Thiết lập hệ thống đánh số tuần tự để kiểm soát và theo dõi các Note đã phát hành
Phê duyệt: Cần có quy trình phê duyệt rõ ràng từ cấp có thẩm quyền trước khi phát hành

VIII. Các Lưu Ý Khi Sử Dụng Debit Note

8.1 Lưu ý về pháp lý

Tuân thủ quy định trong nước: Debit Note phải tuân thủ các quy định của Luật Kế toán, Thông tư hướng dẫn về chứng từ kế toán
Quy định quốc tế: Cần tham khảo các quy tắc Incoterms, UCP 600 và các quy định của WTO nếu có liên quan
Thỏa thuận hợp đồng: Kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng mua bán về việc điều chỉnh giá trị và phát hành Debit Note

8.2 Lưu ý về kỹ thuật

Định dạng và mẫu biểu: Sử dụng mẫu Debit Note chuẩn, đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết
Hệ thống đánh số: Thiết lập hệ thống đánh số tuần tự, không trùng lặp để dễ dàng theo dõi và kiểm soát
Chữ ký điện tử: Cân nhắc sử dụng chữ ký điện tử để tăng tính bảo mật và hiệu quả

8.3 Lưu ý về quản lý

Quy trình nội bộ: Xây dựng quy trình rõ ràng cho việc lập, kiểm tra, phê duyệt và gửi Debit Note
Phân quyền: Phân quyền rõ ràng về người có thẩm quyền lập và phê duyệt Debit Note
Theo dõi và báo cáo: Thiết lập hệ thống theo dõi tình hình thanh toán các Debit Note đã phát hành

Mặc dù không dùng để khai hải quan, nhưng Debit Note là tài liệu thiết yếu cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Nếu bạn đọc cần tìm hiểu về thông tin logistics hoặc các vấn đề liên quan đến dịch vụ khai báo hải quan, hãy liên hệ với chúng tôi.