SaveSavedRemoved 0

Trong vận chuyển hàng không quốc tế, không phải lô hàng nào cũng diễn ra theo đúng kịch bản. Có những ca mà mọi yếu tố đều đang chạy ngược lại: thời gian gấp, hãng bay chỉ định thường xuyên kín tải, chặng bay phải nối qua hub trung chuyển, và cut off chỉ còn đếm từng giờ.

Đây là câu chuyện về một lô hàng như vậy — và cách đội ngũ An Pha xử lý để hàng lên đúng chuyến bay đúng hạn.

I. Bối Cảnh Lô Hàng

Một công ty sản xuất trầm hương tại Việt Nam cần xuất khẩu lô hàng từ TP.HCM (SGN) đi Riyadh, Saudi Arabia (RUH). Đây là mặt hàng giá trị cao nên khách hàng lựa chọn vận chuyển bằng đường hàng không để đảm bảo an toàn và kiểm soát thời gian giao hàng.

Thông số lô hàng:

Hàng hóa: Trầm hương thành phẩm xuất khẩu
Khối lượng: ~1.000 kg / 100 kiện carton
Tuyến bay: SGN → DOH (Doha) → RUH (Riyadh)
Hãng bay chỉ định: Qatar Airways

Yêu cầu được gửi vào tối Chủ Nhật. Khách hàng mong muốn hàng khởi hành trên chuyến bay tối Thứ Tư — có nghĩa là toàn bộ quy trình từ booking, chứng từ, hải quan đến đưa hàng ra sân bay phải hoàn tất trước 14h Thứ Ba (giờ cut off).

II. Những Thách Thức Của Lô Hàng

Nghe có vẻ đủ thời gian — nhưng thực tế không phải vậy.

Thách Thức 1 — Qatar Airways Thường Xuyên Kín Tải

Qatar Airways là hãng bay chất lượng cao với tần suất khai thác lớn trên tuyến Đông Nam Á – Trung Đông. Chính vì vậy, tải hàng hóa trên các chuyến bay từ SGN thường rất khan. Khách đặt yêu cầu đúng hãng bay chỉ định — không có phương án thay thế.

Thách Thức 2 — Phải Xin Tải Nối (Interline) Qua Hub Doha

Lô hàng không bay thẳng từ SGN đến RUH. Hàng phải trung chuyển qua sân bay Doha (DOH) — đồng nghĩa với việc tải ở chặng 2 (DOH → RUH) phải được xác nhận riêng từ hub, không thể chốt ngay cùng lúc với chặng 1.

Điều này tạo ra một vùng rủi ro: chặng 1 có tải, chặng 2 chưa chắc. Và nếu chặng 2 không xác nhận kịp, toàn bộ booking có thể bị hủy — kèm phí hủy không nhỏ.

Thách Thức 3 — Khung Thời Gian Cực Kỳ Hẹp

Nhìn lại lịch trình thực tế:

Thời điểm	Việc cần làm
Tối Chủ Nhật	Nhận yêu cầu từ khách hàng
Sáng Thứ Hai	Liên hệ hãng bay, xin tải, chờ xác nhận chặng nối
Chiều Thứ Hai	Hoàn tất booking, chuẩn bị chứng từ hải quan
Sáng Thứ Ba	Hoàn tất thủ tục hải quan + kiểm dịch thực vật + thanh lý hàng
14:00 Thứ Ba	Cut off — hàng phải có mặt tại kho hàng không sân bay

Thực tế An Pha chỉ có vỏn vẹn 1 ngày làm việc để xử lý toàn bộ — từ booking đến hàng lên tàu bay.

Thách Thức 4 — Trầm Hương Cần Kiểm Dịch Thực Vật

Không giống hàng hóa thông thường, trầm hương là sản phẩm có nguồn gốc thực vật — bắt buộc phải có Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật mới được thông quan xuất khẩu. Đây là thủ tục riêng, cần phối hợp với cơ quan kiểm dịch, không thể rút ngắn tùy ý.

III. Phương Án An Pha Triển Khai

Ngay khi nhận yêu cầu từ khách hàng tối Chủ Nhật, đội Air Cargo An Pha không chờ đến sáng Thứ Hai mới bắt đầu.

Bước 1 — Báo Giá Trong 30 Phút

Khách hàng yêu cầu báo giá sau khi nhận thông tin trong vòng 30 phút. An Pha đáp ứng đúng cam kết — báo giá đầy đủ gồm cước air freight, phí nhiên liệu, phí an ninh, phí AWB và chi phí kiểm dịch ngay trong tối Chủ Nhật.

Bước 2 — Chủ Động Tiếp Cận Qatar Airways Ngay Từ Sớm

Thay vì chờ giờ hành chính Thứ Hai, đội An Pha liên hệ agent và bộ phận cargo của Qatar Airways từ đêm Chủ Nhật qua kênh trực tiếp để thăm dò tình trạng tải trước — vừa giúp chuẩn bị tâm lý, vừa có thể chốt booking ngay khi thị trường mở cửa.

Bước 3 — Xử Lý Song Song Booking Và Chứng Từ

Sáng Thứ Hai, hai luồng công việc được triển khai đồng thời:

Luồng 1 (Operations): Liên tục làm việc với Qatar Airways để chốt tải chặng SGN–DOH và theo dõi xác nhận tải nối DOH–RUH từ hub Doha
Luồng 2 (Chứng từ + Hải quan): Kiểm tra Invoice, Packing List, C/O, chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan và hồ sơ kiểm dịch thực vật song song với việc booking

Hai luồng này không đợi nhau — đây là yếu tố then chốt giúp An Pha rút ngắn tổng thời gian xử lý.

Bước 4 — Hoàn Tất Hải Quan Và Kiểm Dịch Thực Vật Trong Buổi Sáng Thứ Ba

Sau khi booking được xác nhận và hồ sơ chuẩn bị hoàn chỉnh từ chiều Thứ Hai, đội hải quan An Pha khai báo điện tử và phối hợp với cơ quan kiểm dịch thực vật ngay từ sáng sớm Thứ Ba — hoàn tất toàn bộ thủ tục trước giờ cut off 14h.

Bước 5 — Đưa Hàng Ra Sân Bay Và Xác Nhận Lên Tàu Bay

Hàng được vận chuyển ra kho hàng không Tân Sơn Nhất, bàn giao cho kho của Qatar Airways đúng quy trình. Đội An Pha theo dõi đến khi nhận xác nhận hàng đã được xếp lên chuyến bay tối Thứ Tư mới kết thúc ca làm việc.

IV. Kết Quả

Lô hàng trầm hương 1.000 kg xuất phát đúng chuyến bay Qatar Airways theo yêu cầu của khách hàng.

Tổng thời gian từ lúc nhận yêu cầu đến khi hàng hoàn tất thủ tục và được xếp lên tàu bay: chưa đầy 2 ngày làm việc.

Khách hàng thực hiện được kế hoạch giao hàng đúng hạn cho đối tác tại Riyadh — không bị trễ, không phát sinh phí hủy booking.

V. Bài Học Rút Ra Cho Các Lô Hàng Gấp Xuất Khẩu Hàng Không

Qua ca này, đội Air Cargo An Pha đúc kết một số nguyên tắc quan trọng khi xử lý lô hàng xuất khẩu hàng không có thời gian gấp:

1. Kiểm tra tình trạng tải ngay từ khi nhận yêu cầu Với các hãng bay được chỉ định đích danh, đặc biệt các tuyến Trung Đông, không nên chờ đến giờ hành chính mới bắt đầu. Cần có kênh liên lạc trực tiếp với cargo agent và GSA của hãng để phản hồi nhanh nhất.

2. Lô hàng có chặng nối cần xác nhận tải sớm Tải chặng 1 không đảm bảo tải chặng 2. Với hàng interline qua hub trung chuyển, cần theo dõi xác nhận từng chặng riêng biệt, không xem như một booking thống nhất.

3. Chạy song song — không chạy tuần tự Khi thời gian bị nén, không thể làm booking xong rồi mới làm chứng từ. Cả hai phải chạy đồng thời để tổng thời gian xử lý ngắn nhất có thể.

4. Chuẩn bị chứng từ đầy đủ ngay từ đầu Thiếu một chứng từ — dù nhỏ như Packing List chưa cập nhật hay C/O chưa có — có thể làm trễ toàn bộ quy trình. Với hàng có kiểm dịch thực vật, cần lên kế hoạch sớm vì thủ tục không thể rút ngắn.

5. Phối hợp đa bộ phận là yếu tố quyết định Ca này thành công vì Sales, Operations, Chứng từ và Hải quan làm việc đồng thời trên cùng lô hàng — không phải chuyển tay tuần tự từng bộ phận.

VI. Vận Tải An Pha — Dịch Vụ Vận Chuyển Hàng Không Xuất Khẩu

An Pha (AlphaTrans) là đại lý hàng không cấp 1, phục vụ xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không đi toàn thế giới — bao gồm các tuyến Trung Đông, châu Âu, châu Mỹ, Đông Bắc Á và Đông Nam Á.

Dịch vụ Air Cargo Xuất Khẩu tại An Pha bao gồm:

Booking tải các hãng: Vietnam Airlines, VietJet, Bamboo, Qatar Airways, Emirates, Korean Air, Cathay Pacific…
Khai báo hải quan xuất khẩu trọn gói
Kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm tra chuyên ngành
Vận chuyển hàng từ kho đến sân bay
Theo dõi hành trình hàng hóa và cập nhật cho khách hàng

Đặc biệt: An Pha có kinh nghiệm xử lý các lô hàng gấp, hàng đặc biệt (trầm hương, thực phẩm, dược phẩm, hàng nguy hiểm) và hàng có yêu cầu kiểm dịch chuyên ngành.

📞 Liên hệ bộ phận Air Cargo Xuất Khẩu:

Ms. Tâm — Leader Sales Air Cargo