[Update] Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu mới nhất

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc xử lý các thủ tục hành chính. Đây là văn bản pháp lý cho phép cá nhân hoặc tổ chức thay mặt doanh nghiệp thực hiện các công việc liên quan đến hải quan một cách hợp pháp và hiệu quả.

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin toàn diện và cập nhật nhất về giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan, giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, quyền lợi và nghĩa vụ khi thực hiện ủy quyền.

1. Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan là gì

Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan là văn bản pháp lý được doanh nghiệp hoặc cá nhân lập để giao quyền cho bên thứ ba thực hiện các thủ tục hải quan thay mình. Đây là giải pháp hữu hiệu cho các doanh nghiệp không có đủ thời gian hoặc nhân lực để tự thực hiện các công việc phức tạp tại cơ quan hải quan.

Theo quy định tại khoản 14 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014, việc ủy quyền làm thủ tục hải quan được pháp luật công nhận và bảo vệ. Cụ thể, các chủ thể được phép khai hải quan bao gồm:

• Chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải hoặc người điều khiển phương tiện vận tải
• Đại lý làm thủ tục hải quan có giấy phép
• Người được chủ hàng hóa/chủ phương tiện vận tải ủy quyền để làm thủ tục hải quan

Việc ủy quyền này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí vận hành.

Tại sao cần giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan?

Lợi ích cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm thời gian: Không cần cử nhân viên tới trực tiếp làm thủ tục
• Giảm chi phí: Tránh các chi phí đi lại, lưu trú không cần thiết
• Tăng hiệu quả: Tận dụng chuyên môn của đại lý hải quan
• Linh hoạt trong vận hành: Có thể xử lý nhiều lô hàng cùng lúc

Đảm bảo tính pháp lý

Giấy ủy quyền giúp đảm bảo mọi giao dịch đều có căn cứ pháp lý rõ ràng, bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên tham gia. Đối với những doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ quy trình làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu là điều cần thiết để tránh những sai sót không đáng có.

2. Mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan

Hiện tại, pháp luật Việt Nam chưa ban hành mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan chính thức và thống nhất. Tuy nhiên, dựa trên Công văn số 811/GSQL-GQ1 ngày 17/6/2016 của Cục Giám sát quản lý về Hải quan thuộc Tổng cục Hải quan, có thể rút ra các nguyên tắc sau:

3.1 Nguyên tắc chung

• Người đại diện doanh nghiệp phải xuất trình văn bản chứng minh được cử đến làm thủ tục
• Các Cục, Chi cục Hải quan có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng giấy ủy quyền phù hợp
• Doanh nghiệp có thể tự xây dựng văn bản ủy quyền với nội dung phù hợp với quy định pháp luật

3.2 Cấu trúc cơ bản của giấy ủy quyền

Chữ ký và xác nhận: Chữ ký, đóng dấu và chứng thực

Phần đầu: Tên văn bản, ngày tháng lập

Thông tin bên ủy quyền: Tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện

Thông tin bên được ủy quyền: Họ tên, CCCD, địa chỉ, chức vụ

Nội dung ủy quyền: Công việc cụ thể, phạm vi, thời hạn

Quyền và nghĩa vụ: Của từng bên

Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan Alphatrans

3. Quyền và nghĩa vụ của các bên trong giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan

Theo Điều 567 Bộ luật Dân sự năm 2015, quan hệ ủy quyền tạo ra quyền và nghĩa vụ cụ thể cho các bên:

3.1 Quyền của bên ủy quyền

• Quyền giám sát: Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về tiến độ và kết quả thực hiện công việc
• Quyền nhận lại tài sản: Bên được ủy quyền phải giao lại tài sản hoặc lợi ích thu được từ việc thực hiện ủy quyền
• Quyền đòi bồi thường: Nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ gây thiệt hại
• Quyền chấm dứt: Đơn phương chấm dứt ủy quyền trong trường hợp cần thiết

3.2 Nghĩa vụ của bên ủy quyền

• Cung cấp thông tin: Đầy đủ tài liệu, thông tin cần thiết cho việc thực hiện ủy quyền
• Chịu trách nhiệm: Về những cam kết của bên được ủy quyền trong phạm vi ủy quyền
• Thanh toán chi phí: Các chi phí hợp lý và thù lao (nếu có thỏa thuận)
• Bảo đảm điều kiện: Tạo điều kiện thuận lợi cho bên được ủy quyền thực hiện công việc

3.3 Quyền của bên được ủy quyền

• Quyền yêu cầu: Bên ủy quyền cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu cần thiết
• Quyền được chi trả: Chi phí hợp lý và thù lao theo thỏa thuận
• Quyền từ chối: Nếu bên ủy quyền không thực hiện đúng nghĩa vụ của mình
• Quyền ủy quyền lại: Trong trường hợp được bên ủy quyền đồng ý

3.4 Nghĩa vụ của bên được ủy quyền

• Bồi thường thiệt hại: Nếu vi phạm nghĩa vụ gây thiệt hại
• Thực hiện đúng ủy quyền: Theo đúng nội dung, thời hạn và phạm vi đã thỏa thuận
• Thông báo tiến độ: Định kỳ báo cáo về tình hình thực hiện công việc
• Bảo mật thông tin: Không được tiết lộ thông tin kinh doanh của bên ủy quyền
• Bảo quản tài sản: Giữ gìn và bảo quản tài liệu, công cụ được giao
• Hoàn trả tài sản: Giao lại tài sản, lợi ích thu được cho bên ủy quyền

4. Những nội dung cần lưu ý khi lập giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan

4.1 Về hình thức

• Thông tin đầy đủ: Họ tên, ngày sinh, số CCCD, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú của các bên
• Căn cứ pháp lý: Ghi rõ căn cứ ủy quyền, quyết định của doanh nghiệp (nếu có)
• Chứng thực: Cần chứng thực chữ ký tại UBND xã hoặc Văn phòng công chứng
• Dấu giáp lai: Đóng dấu giáp lai trên từng trang nếu văn bản có nhiều trang

4.2 Về nội dung

• Phạm vi ủy quyền: Ghi chi tiết công việc cụ thể được ủy quyền
• Thời hạn: Rõ ràng thời gian bắt đầu và kết thúc hiệu lực
• Điều kiện chấm dứt: Các trường hợp chấm dứt ủy quyền
• Thỏa thuận vi phạm: Hình thức xử lý khi có vi phạm
• Giải quyết tranh chấp: Cách thức giải quyết khi có tranh chấp

4.3 Các điều khoản bổ sung quan trọng

Bảo mật thông tin: Cam kết bảo mật thông tin kinh doanh

Trách nhiệm bồi thường: Mức độ và cách thức bồi thường

Quyền ủy quyền lại: Có cho phép ủy quyền lại cho bên thứ ba hay không

Báo cáo định kỳ: Tần suất và hình thức báo cáo

5. Quy trình thực hiện ủy quyền làm thủ tục hải quan

5.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Soạn thảo giấy ủy quyền theo mẫu phù hợp
• Chuẩn bị các giấy tờ pháp lý của bên ủy quyền và bên được ủy quyền
• Xác định rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền

5.2 Bước 2: Ký kết và xác nhận

• Các bên ký tên, đóng dấu vào giấy ủy quyền
• Tiến hành chứng thực chữ ký tại cơ quan có thẩm quyền
• Lưu giữ bản gốc và bản sao có chứng thực

5.3 Bước 3: Thực hiện ủy quyền

• Bên được ủy quyền thực hiện công việc theo đúng nội dung đã thỏa thuận
• Thường xuyên báo cáo tiến độ cho bên ủy quyền
• Hoàn thành công việc và báo cáo kết quả

5.4 Bước 4: Kết thúc ủy quyền

• Bàn giao tài liệu, kết quả thực hiện
• Thanh toán chi phí và thù lao (nếu có)
• Lập biên bản kết thúc ủy quyền

6. Lưu ý pháp lý quan trọng

6.1 Về hiệu lực pháp lý

• Giấy ủy quyền có hiệu lực từ ngày ký kết hoặc ngày ghi trong văn bản
• Cần đảm bảo người ký có đủ thẩm quyền đại diện theo pháp luật
• Nội dung ủy quyền không được trái với quy định pháp luật

6.2 Về trách nhiệm pháp lý

• Doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm cuối cùng về các thủ tục hải quan
• Cần lựa chọn đại lý có uy tín và kinh nghiệm
• Thường xuyên giám sát việc thực hiện ủy quyền

6.3 Về rủi ro và cách phòng tránh

• Rủi ro về pháp lý: Lựa chọn đại lý có giấy phép hợp lệ
• Rủi ro về tài chính: Thỏa thuận rõ ràng về chi phí và thù lao
• Rủi ro về thông tin: Có điều khoản bảo mật thông tin nghiêm ngặt

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có nhu cầu ủy quyền cho người khác làm thủ tục hải quan thay mình. Lúc này, cần phải xây dựng giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan có hình thức và nội dung theo đúng quy định. Doanh nghiệp nên tìm hiểu và liên hệ cơ quan Hải quan có thẩm quyền để được hướng dẫn chính xác nhất.