Hải quan – ngưỡng cửa quan trọng mà bất kỳ lô hàng xuất khẩu nào cũng phải bước qua trước khi đến tay người tiêu dùng quốc tế. Việc hiểu biết về quy trình này không chỉ giúp tránh những rủi ro về pháp lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa. Từ việc chuẩn bị hồ sơ đến việc nộp và xử lý các tờ khai, mỗi bước đều cần được tiếp cận một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp quý doanh nghiệp hình dung từng bước trong quy trình làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu gồm có những gì?
>> Xem thêm: Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu mới nhất
Bước 1: Xác Định Tính Hợp Pháp Của Hàng Hóa Xuất Khẩu Trước Khi Làm Thủ Tục Hải Quan
Trước khi tiến hành xuất khẩu bất kỳ sản phẩm nào, điều cốt lõi là phải đảm bảo sản phẩm đó được phép lưu thông trên thị trường quốc tế. Điều này đòi hỏi việc nắm rõ phân loại hàng hóa và kiểm tra xem liệu chúng có thuộc danh mục hàng hóa bị cấm xuất khẩu hay không.
Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ Việt Nam, các loại hàng hóa xuất khẩu thường được phân thành các nhóm sau:
1. Đối với Hàng hóa thông thường
Đây là các mặt hàng không chịu hạn chế xuất khẩu và thường không yêu cầu thủ tục pháp lý phức tạp.
2. Đối với Hàng hóa cấm
Những mặt hàng này không được phép xuất khẩu ra thị trường quốc tế dưới bất kỳ hình thức nào.
3. Hàng hóa cần giấy phép
Đây là những mặt hàng mà khi xuất khẩu cần phải có giấy phép từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Danh sách các sản phẩm thuộc diện này bao gồm các mặt hàng như dược phẩm, hạt giống, sản phẩm từ động, thực vật, mẫu khoáng sản, sản phẩm từ gỗ, chất lỏng, mỹ phẩm, sách, báo, và thiết bị lưu trữ dữ liệu.
4. Hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành
Các mặt hàng này thường đòi hỏi sự kiểm định từ cơ quan chuyên ngành trước khi được xuất khẩu. Tuy nhiên, hiện tại chưa có danh mục cụ thể nào cho việc kiểm tra này khi xuất khẩu.
5. Hàng hóa chịu thuế xuất khẩu
Đối với loại hàng này, các doanh nghiệp phải nộp đủ thuế xuất khẩu theo quy định trước khi hàng hóa có thể rời khỏi biên giới quốc gia.
Xem thêm: Quy Trình Thủ Tục Hải Quan Nhập Khẩu Vào Mỹ Mới Nhất
6. Hàng hóa xuất khẩu theo hạn ngạch
Các mặt hàng trong nhóm này bị giới hạn về số lượng, khối lượng, hoặc giá trị khi được xuất khẩu.
Việc hiểu rõ và phân loại chính xác hàng hóa là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình xuất khẩu, giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có và tận dụng tốt nhất các cơ hội trên thị trường quốc tế.
Bước 2: Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu
Ở giai đoạn thứ hai, việc hoàn thiện Hợp đồng Xuất khẩu, hay còn được biết đến với tên gọi Hợp đồng Ngoại thương, là một bước không thể thiếu trong quy trình làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu.
Đây là thỏa thuận giữa hai phía – bên xuất khẩu và bên nhập khẩu – và cần phải mô tả chi tiết các điểm chính như: tên của hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), cách thức đóng gói, phương thức thanh toán và bất kỳ thỏa thuận đặc biệt nào giữa người mua và người bán.
Hợp đồng này là cơ sở pháp lý cho toàn bộ quá trình xuất khẩu và giải quyết tranh chấp nếu có.
Bước 3: Chuẩn Bị Hồ Sơ Chứng Từ Cần Thiết Làm Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu
Tiếp theo quy trình thủ tục hải quan, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ xuất khẩu đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định sự thành công của quá trình thông quan hải quan. Chi tiết gồm có các giấy tờ như:
- Hợp đồng Ngoại thương (Sale Contract): Đây là tài liệu ghi nhận các điều khoản đã được thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.
- Hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice): Tài liệu này mô tả giá trị hàng hóa và là cơ sở để tính thuế nhập khẩu tại nước đích.
- Phiếu Đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng, kích thước, trọng lượng của hàng hóa, hỗ trợ cho quá trình kiểm tra và vận chuyển.
- Ghi Chú Đặt Chỗ (Booking Note): Đây là chứng từ xác nhận đã đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hóa.
- Biên lai Xác nhận Hạ cảng Container: Là chứng từ chứng minh rằng container đã được gửi đến cảng và sẵn sàng cho quá trình vận chuyển.
- Các Giấy phép liên quan tùy thuộc vào loại hàng hóa đặc thù cần xuất khẩu.
Mỗi loại chứng từ đều đóng một vai trò riêng biệt và cần thiết trong quy trình xuất khẩu, đồng thời đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân theo quy định.
Bước 4: Khai Báo Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu Với Hải Quan
Khi bước vào giai đoạn khai báo hải quan, việc sử dụng dữ liệu từ bộ chứng từ đã chuẩn bị trở nên quan trọng. Nhân viên khai báo sẽ cần truy cập vào hệ thống phần mềm hải quan điện tử để thực hiện việc nhập dữ liệu và lập tờ khai hải quan.
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới tham gia vào quá trình xuất khẩu, họ sẽ cần hoàn thành một số bước quan trọng khác, bao gồm:
- Mua chữ ký số từ các nhà cung cấp có uy tín, như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn, v.v., để đảm bảo an ninh và tính hợp pháp của các giao dịch điện tử.
- Đăng ký chữ ký số với Tổng cục hải quan thông qua hệ thống VNACCS, để được cấp quyền sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử.
- Tải và cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử – với ECUS của Thái Sơn là một trong những lựa chọn được ưa chuộng bởi đa số doanh nghiệp vì tính năng ổn định và giao diện thân thiện.
Sau khi phần mềm được cài đặt và chạy mượt mà, doanh nghiệp sẽ tiến hành nhập toàn bộ thông tin lô hàng vào hệ thống. Kết thúc quá trình khai báo, tờ khai hải quan sẽ được in ra để thực hiện các bước tiếp theo trực tiếp tại chi cục hải quan.
Bước 5: Thực Hiện Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu
Quá trình thông quan hải quan là một bước quan trọng và đầy tính chất quyết định. Là “chìa khóa” quyết định sự thành công của việc xuất khẩu hàng hóa trong quy trình thủ tục hải quan. Khi doanh nghiệp đã hoàn thành việc khai báo hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử và đã truyền tờ khai hải quan, bộ hồ sơ hải quan sẽ được xử lý theo một trong ba luồng – xanh, vàng và đỏ – tùy theo mức độ kiểm tra cần thiết đối với lô hàng.
Xem thêm: Dịch vụ làm thủ tục hải quan Alphatrans
1. Đối với tờ khai hải quan Luồng xanh
Khi hàng hóa rơi vào luồng xanh, tức là hàng hóa đủ điều kiện để thông quan ngay lập tức mà không cần phải trải qua kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp các loại giấy tờ sau:
- Phơi hạ hàng (Phiếu hạ hàng).
- Tờ mã vạch (được in từ website của tổng cục hải quan).
- Phí hạ tầng (nếu áp dụng).
2. Đối với tờ khai hải quan Luồng vàng
Trong trường hợp phân luồng vàng, tức là hồ sơ cần phải được xem xét kỹ lưỡng bởi công chức hải quan. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và nộp tại chi cục hải quan để xử lý.
3. Đối với tờ khai hải quan Luồng đỏ
Khi lô hàng nằm trong luồng đỏ, cần có sự kiểm tra chặt chẽ hơn, bao gồm việc kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực hiện kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Kiểm hóa có thể được thực hiện bằng máy soi chuyên dụng hoặc kiểm tra thủ công bằng cách mở container.
Nếu hàng hóa đúng như hồ sơ khai báo, doanh nghiệp có thể tiếp tục với thủ tục như luồng xanh. Trong trường hợp có sai sót, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi tờ khai hoặc đối mặt với các hình phạt hành chính tùy theo mức độ sai sót.
Bước 6: Chuẩn Bị Thông Quan Hải Quan Hàng Xuất Khẩu
Sau khi tờ khai hải quan đã được thông quan, doanh nghiệp cần tiến hành nộp lại tờ khai và tờ in mã vạch cho hãng tàu để xác nhận rằng hàng hóa đã được lên tàu và để hãng tàu thực hiện thủ tục xác nhận với hải quan giám sát. Đây là bước cuối cùng của quy trình thủ tục hải quan để đảm bảo hàng hóa đã được thông quan hoàn toàn và sẵn sàng để xuất khẩu.
Qua bài viết này, hy vọng rằng những thông tin về quy trình thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu đã trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn. Lời khuyên quan trọng cho các nhà xuất khẩu là hãy coi trọng việc tuân thủ pháp luật và chuẩn bị hồ sơ một cách cẩn thận. Việc chú ý đến từng chi tiết và việc áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ có thể giảm thiểu đáng kể thời gian và chi phí liên quan đến thủ tục hải quan cho doanh nghiệp.
