Các Rủi Ro Thủ Tục Hải Quan Hay Gặp Là Gì? Làm Sao Phòng Tránh?
Thủ tục hải quan đôi khi giống như một “phương trình phức tạp” với hàng loạt các quy định và yêu cầu mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi thực hiện giao dịch xuất nhập khẩu. Từ sai lầm nhỏ trong việc lập tờ khai, cho tới sự cập nhật không kịp thời với luật lệ mới, mọi thứ đều có thể dẫn đến những rủi ro thủ tục hải quan, từ việc tạm giữ hàng hóa cho tới những án phạt nghiêm khắc từ cơ quan hải quan. Thế nhưng, liệu có phương pháp nào để giảm thiểu những rủi ro này?
Bài viết sau sẽ giúp doanh nghiệp nhìn thấy trước đó là những rủi ro nào và làm sao để phòng tránh, giảm thiểu thiệt hại với những rủi ro này nhé.
I. Rủi Ro Thủ Tục Hải Quan Là Điều Dễ Xảy Ra
Các thách thức trong thủ tục hải quan thường là không thể tránh khỏi trong quá trình xuất nhập khẩu. Khi giao dịch với các loại hình khác biệt như sản xuất xuất khẩu, đầu tư nước ngoài, nhập khẩu gia công hay tạm nhập tái xuất, mỗi loại hình lại đặt ra những yêu cầu cụ thể và đa dạng trong việc thực hiện thủ tục nhập khẩu.
Do đó, quy trình thông quan cho từng phương thức giao dịch mang những đặc thù riêng biệt. Các doanh nghiệp có thể chọn cách tự mình đứng ra khai báo hải quan hoặc ủy thác nhiệm vụ này cho các công ty dịch vụ khai báo hải quan uy tín và chuyên môn cao.
Với những cá nhân và tổ chức am hiểu về thủ tục, việc thông quan hàng hóa có thể trở nên thường xuyên và đơn giản, đến mức có thể xử lý nhiều bộ tờ khai trong cùng một ngày. Tuy nhiên, cho những người mới bắt đầu hoặc những ai đang đối diện với việc xuất nhập khẩu lô hàng đầu tiên, những thách thức này có thể trở nên đáng kể.
II. Các Rủi Ro Khi Làm Thủ Tục Hải Quan Hay Gặp Phải
Quá trình hải quan có thể đầy rẫy những cạm bẫy không lường trước được, và một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những rủi ro thủ tục hải quan lớn. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách phòng tránh:
1. Sai thông tin khi khai báo
Khi khai thông tin trên hệ thống VNACCS, điều quan trọng là phải đảm bảo mọi dữ liệu được nhập một cách chính xác. Một số thông tin có thể sửa chữa sau khi khai, nhưng có những thông tin khi đã nhập vào hệ thống sẽ không thể chỉnh sửa.
Sai sót ở đây có thể khiến quý doanh nghiệp phải khai tờ khai mới, làm tăng thời gian xử lý. Đặc biệt nếu đã nộp thuế cho tờ khai ban đầu, việc điều chỉnh sẽ trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Thậm chí còn phát sinh thêm chi phí “lót tay” không đáng có.
2. Chọn nhầm mã số hàng hóa
Việc chọn mã số hàng hóa (mã HS) đúng cũng rất quan trọng. Với một lượng lớn các mặt hàng phân loại trong biểu thuế và sự chồng chéo về mô tả (hình dáng, chủng loại, kích thước…) rất dễ gây nhầm lẫn. Theo quy định, mỗi mặt hàng chỉ được phép áp dụng một mã HS cụ thể.
Do đó, người khai báo phải là người tỉ mỉ, sáng suốt và vững vàng với kiến thức chuyên môn để lựa chọn đúng mã HS. Sự thấu hiểu tường tận từng mã HS, sẽ giúp quý doanh nghiệp tối ưu được thuế suất, tránh gặp phải trường hợp, xuất-nhập hàng với mã thuế suất cao.
Chung quy là, để tránh nhầm mã số hàng hóa, người nhập hàng hóa phải hiểu rõ về hàng hóa, hiểu rõ về từng mã HS. Đồng thời phải có kinh nghiệm lâu năm trong ngành hải quan nhằm giải quyết, xử lý những sự cố liên quan đến mã HS.
Xem thêm: Những khó khăn khi doanh nghiệp tự khai báo hải quan
3. Lỗi thông tin không khớp
Trong quá trình xử lý chứng từ hải quan, sự không nhất quán thông tin giữa các giấy tờ như lệch lạc về điều kiện vận chuyển, số lượng, cân nặng, hay các lỗi đánh máy là những điều thường gặp.
Để tránh những trục trặc này, người khai thuế cần phải tỉ mỉ trong việc xem xét các chứng từ và liên hệ ngay lập tức với những người liên quan để điều chỉnh thông tin trước khi nộp hồ sơ hải quan.
4. Trị giá hàng hóa không khớp
Khi đề cập đến chứng từ xuất xứ hàng hóa (C/O), thường gặp vấn đề khi trị giá hàng hóa được ghi theo FOB nhưng không phản ánh đúng so với các giá trị khác như EXW, CNF, CIF, hoặc không khớp với hợp đồng và hóa đơn đi kèm.
Trong trường hợp C/O do một bên thứ ba cấp, số hóa đơn phải tương ứng với bên bán, không phải là của người chuyển hàng và cần được đánh dấu rõ ràng trong mục “Third Party Invoicing”. Mọi lỗi trên tờ khai này có thể dẫn đến việc C/O bị từ chối.
Các vấn đề cũng thường xuất hiện trong quá trình kiểm định hàng hóa như sự không khớp về loại hàng, sự chênh lệch số lượng, sai số seal trên container, thiếu thông tin nhãn mác hoặc thông tin về xuất xứ, ngày sản xuất và hạn sử dụng.
Người khai báo hải quan phải sử dụng kinh nghiệm của mình để giải quyết những sự cố này một cách nhanh chóng, nhằm tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí không cần thiết và làm chậm quy trình thông quan.
Xem thêm: Dịch vụ làm thủ tục hải quan Alphatrans
III. Làm Sao Để Giảm Thiểu Các Rủi Ro Thủ Tục Hải Quan?
Để giảm thiểu các rủi ro thủ tục hải quan, việc chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu rõ quy trình là vô cùng quan trọng. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo một số lời khuyên này.
1. Tìm hiểu kỹ càng quy định và thủ tục
Trước khi tiến hành thông quan, người khai báo cần nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan.
2. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ
Cần kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết như hóa đơn, packing list, C/O, giấy phép nhập khẩu (nếu có), và đảm bảo rằng tất cả thông tin đều khớp với nhau.
3. Sử dụng phần mềm quản lý hải quan
Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ hải quan có thể giúp giảm thiểu lỗi sai sót trong quá trình khai báo.
4. Đào tạo và cập nhật kiến thức cho đội ngũ nhân viên
Các doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên để họ cập nhật được những thay đổi trong quy định và nắm vững quy trình làm việc.
5. Sử dụng dịch vụ của đơn vị khai thuê hải quan uy tín
Đối với những doanh nghiệp không có đủ năng lực hoặc kinh nghiệm trong việc xử lý hồ sơ hải quan, việc hợp tác với các đơn vị dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp là một lựa chọn hợp lý.
6. Kiểm tra kỹ về hàng hóa
Để tránh rủi ro thủ tục hải quan trong quá trình kiểm hóa, hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chủng loại, nhãn mác và các thông tin liên quan trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
7. Lập kế hoạch logistics chặt chẽ
Phối hợp với các đối tác vận chuyển để đảm bảo rằng việc sắp xếp phương tiện nhận hàng được thực hiện một cách hiệu quả, tránh trì hoãn không cần thiết.
8. Chú ý giữ kết nối với cơ quan quản lý
Trong trường hợp cần bổ sung kết quả kiểm tra của cơ quan nhà nước hoặc xử lý các vấn đề phát sinh, việc giữ mối quan hệ tốt và liên lạc thường xuyên với các cơ quan quản lý sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi hơn.
Bằng cách tuân theo những biện pháp trên, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng quá trình thông quan hàng hóa của họ diễn ra nhanh chóng và ít rủi ro hơn.
Tóm lại, quản lý rủi ro thủ tục hải quan đòi hỏi sự tỉ mỉ và cập nhật không ngừng. Lời khuyên chân thành dành cho các nhà xuất nhập khẩu là nên chú trọng đến việc xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ, kết hợp cùng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý hồ sơ một cách hiệu quả.
Những kiến thức mà chúng tôi đề cập ở nội dung bài viết này tuy không mới nhưng rất nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu gặp phải. Đừng để doanh nghiệp của mình gặp phải rủi ro, sai sót mới tìm cách xử lý, khắc phục. Hãy chủ động kiểm soát, hạn chế, tránh “va phải” những rủi ro để có một hành trình xuất nhập khẩu thuận lợi, nhanh chóng, ít tốn thời gian lẫn chi phí.
