[Hướng Dẫn] Khai Báo Thủ Tục Hải Quan Điện Tử Hàng Xuất Khẩu Đơn Giản – Dễ Hiểu

04/07/2025

220 Views 0

SaveSavedRemoved 0

Alpha chuyên khai báo thủ tục hải quan điện tử hàng xuất khẩu

78 / 100 Điểm SEO

Theo quy định của pháp luật hiện hành, mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều phải khai báo thủ tục hải quan điện tử. Đây là quy trình bắt buộc nhằm giúp Nhà nước quản lý chặt chẽ hoạt động xuất nhập khẩu qua biên giới. Sự phát triển của khoa học công nghệ đã thay đổi hình thức khai báo trực tiếp sang khai báo điện tử, nhờ vậy mà quá trình khai báo đã trở nên ngắn gọn và nhanh chóng hơn.

I. Thủ Tục Hải Quan Điện Tử Là Gì?

Thủ tục hải quan điện tử là hình thức khai báo thông qua phần mềm kê khai điện tử trực tuyến ECUS. Đây là phần mềm khai hải quan điện tử được thiết kế với khả năng đáp ứng hệ thống hải quan điện tử hiện đại và đầy đủ quy trình nghiệp vụ của hệ thống VNACCS/VCIS.

Theo đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành điền thông tin theo mẫu và gửi dữ liệu đến cơ quan hải quan có thẩm quyền. Cơ quan hải quan sẽ tiếp nhận, xem xét và phê duyệt việc thông quan.

Khai báo thủ tục hải quan điện tử cần được phân biệt với hình thức khai hải quan từ xa. Doanh nghiệp làm thủ tục khai từ xa là sử dụng hình thức khai trên giấy và gửi đến cơ quan hải quan; sau đó, hệ thống cấp số tiếp nhận và đại điện doanh nghiệp phải mang từ khai trực tiếp đến chi cục hải quan làm việc. Ngược lại, thủ tục hải quan điện tử là hình thức làm việc trực tuyến (online) qua phần mềm, không yêu cầu trực tiếp đến làm việc tại trụ sở.

Tầm Quan Trọng Của Thủ Tục Hải Quan Điện Tử

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, thủ tục hải quan điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động xuất nhập khẩu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình hải quan không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong khai báo.

II. Ưu Nhược Điểm Của Khai Báo Thủ Tục Hải Quan Điện Tử

1. Ưu điểm khai báo thủ tục hải quan điện tử

Khai báo thủ tục hải quan điện tử được đánh giá là mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp. Cụ thể, hình thức khai báo hiện đại này có những ưu điểm như sau:

Rút ngắn tối đa thời gian làm thủ tục: Việc xử lý dữ liệu trên nền tảng số chỉ mất thời gian khoảng 01 phút để nộp phiếu khai; sau đó, thông tin sẽ được xử lý và phân luồng ngay trong thời gian không quá 08 giờ làm việc.

Tăng tính minh bạch trong quá trình xử lý: Các thông tin được đăng ký, quản lý trên hệ thống một cách chính xác và đầy đủ. Đồng thời, các sai sót, nhầm lẫn được giảm thiểu tối đa.

Tiện lợi trong việc khai báo: Doanh nghiệp thực hiện khai báo thủ tục hải quan điện tử không cần đến trực tiếp cơ quan hải quan. Tất cả thủ tục đều có thể làm trực tuyến ở mọi nơi, mọi lúc.

Tiết kiệm tối đa chi phí đi lại cho doanh nghiệp: Không yêu cầu doanh nghiệp phải đến tận trụ sở và giảm thiểu thời gian lưu thông, vận chuyển hàng hóa.

Nâng cao hiệu quả quản lý: Hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý lịch sử khai báo và thống kê báo cáo.

Alphatrans tổng hợp Những khó khăn khi doanh nghiệp tự làm thủ tục hải quan điện tử

2. Nhược điểm khi tự làm thủ tục hải quan điện tử

Song song với những ưu điểm vượt trội, hình thức khai báo thủ tục hải quan điện tử vẫn còn một số hạn chế tồn tại:

Yêu cầu công nghệ và kỹ năng kỹ thuật: Doanh nghiệp cần có nền tảng hạ tầng kỹ thuật tốt với nguồn mạng ổn định. Người tiến hành điền tờ khai và làm các thủ tục trên nền tảng phải có kỹ năng tốt trong việc sử dụng phần mềm.

Vẫn còn xuất hiện trường hợp lỗi khiến quá trình khai báo bị ảnh hưởng.

Nhà nước khó khăn trong việc kiểm soát thuế: Đã có nhiều trường hợp doanh nghiệp lợi dụng kẽ hở này để trốn tránh nghĩa vụ đóng thuế, gây thất thoát cho nhà nước.

Thông tin đã khai trong tờ khai sẽ khó thể chỉnh sửa nếu đã truyền đi.

Phụ thuộc vào hệ thống: Khi hệ thống gặp sự cố hoặc bảo trì, quá trình khai báo có thể bị gián đoạn.

>>Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói

III. Quy Trình Khai Báo Thủ Tục Hải Quan Điện Tử Hàng Xuất Khẩu Lần Đầu

1. Những nội dung cần chuẩn bị khi làm Thủ tục hải quan điện tử

Doanh nghiệp trước khi thực hiện việc điền tờ khai thì cần phải chuẩn bị sẵn cơ sở thiết bị và phần mềm khai hải quan điện tử. Cụ thể như sau:

Máy tính có kết nối mạng;
Chữ ký số (Token) của doanh nghiệp;
Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS.

Tài liệu cần thiết:

Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu
Hợp đồng xuất khẩu
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Danh sách đóng gói (Packing List)
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) – nếu có
Các giấy tờ chuyên ngành khác (nếu có)

2. Quy trình tiến hành khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu

Bước 1: Đăng ký chữ ký số (Token)

Doanh nghiệp tiến hành đăng ký mua chữ ký số tại đơn vị có thẩm quyền cấp. Sau đó, tiến hành truy cập vào website chính thức của Tổng cục Hải quan để đăng ký chữ ký số tại mục “Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”.

Bước 2: Đăng ký tài khoản VNACCS

Sau khi đã đăng ký Token, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản VNACCS. Việc đăng ký này cũng tại website của Tổng cục Hải quan. Doanh nghiệp hãy nhấn vào mục “Đăng ký người sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp”.

Bước 3: Đăng nhập vào hệ thống khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp sử dụng tài khoản VNACCS do Hải quan cung cấp để thực hiện việc đăng nhập. Sau khi đã đăng nhập thành công, hãy đổi mật khẩu tài khoản để tăng tính bảo mật.

Bước 4: Tiến hành khai hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS

Doanh nghiệp tiến hành khai thông tin theo đúng mẫu EDA đối với hàng xuất khẩu. Sau khi hệ thống tiếp nhận và cấp số thì dữ liệu EDA sẽ được lưu trên hệ thống của phần mềm.

Tiếp đó, doanh nghiệp thực hiện đăng ký tờ khai xuất khẩu EDC. Hãy kiểm tra lại thông tin một cách chi tiết để đảm bảo đã khai báo chính xác rồi gửi lên hệ thống để đăng ký tờ khai. Ngược lại, nếu cần sửa thì sử dụng EDB để thay đổi nội dung khai báo.

Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống sẽ kiểm tra điều kiện tờ khai rồi tiến hành phân luồng, kiểm tra và thông quan lô hàng. Tùy trường hợp cụ thể, sẽ có hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra, xử lý hoặc khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan.

3. Lưu ý quan trọng khi thực hiện

Kiểm tra thông tin kỹ lưỡng: Trước khi gửi tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin để đảm bảo tính chính xác. Việc chỉnh sửa sau khi đã gửi sẽ rất khó khăn.

Chuẩn bị đầy đủ tài liệu: Đảm bảo tất cả giấy tờ cần thiết đã được chuẩn bị đầy đủ và chính xác.

Theo dõi thường xuyên: Sau khi gửi tờ khai, doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên trạng thái xử lý để có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

Xem thêm: Bảng Báo Giá Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan Trọn Gói Uy Tín

IV. Kinh Nghiệm Thực Tế Và Lỗi Thường Gặp

1. Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan điện tử

Lỗi về mã hàng hóa (HS Code): Nhiều doanh nghiệp khai sai mã HS do không tra cứu kỹ hoặc hiểu nhầm về tính chất hàng hóa.

Lỗi về thông tin người xuất khẩu: Thông tin doanh nghiệp không khớp với giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký thuế.

Lỗi về giá trị hàng hóa: Khai báo giá trị không phù hợp với thực tế hoặc không có căn cứ chứng minh.

Lỗi kỹ thuật: Chữ ký số hết hạn, mất kết nối mạng, phần mềm không tương thích.

2. Cách khắc phục và tránh lỗi

Đào tạo nhân viên: Đầu tư đào tạo đội ngũ nhân viên am hiểu về quy trình và kỹ năng sử dụng phần mềm.

Kiểm tra định kỳ: Thường xuyên kiểm tra tình trạng chữ ký số, cập nhật phần mềm và hệ thống.

Tham khảo chuyên gia: Khi gặp khó khăn, nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia về hải quan hoặc dịch vụ logistics.

V. Tại Sao Nên Cân Nhắc Sử Dụng Dịch Vụ Chuyên Nghiệp?

Mặc dù thủ tục hải quan điện tử mang lại nhiều tiện ích, nhưng thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện. Việc tự làm đòi hỏi:

Kiến thức chuyên môn sâu: Hiểu rõ về quy định pháp luật, mã hàng hóa, thuế xuất khẩu.

Kỹ năng kỹ thuật: Thành thạo sử dụng phần mềm, xử lý các tình huống phát sinh.

Thời gian đầu tư: Đào tạo nhân viên, theo dõi cập nhật quy định.

Do đó, nhiều doanh nghiệp đã chọn giải pháp thuê dịch vụ chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả cao nhất. Để hiểu rõ hơn về toàn bộ quy trình từ A đến Z, quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Quy Trình Làm Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu để có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn.