Trong thế giới thương mại quốc tế ngày nay, việc nắm vững quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu không chỉ là yếu tố quan trọng mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp thành công trên thị trường toàn cầu. Mỗi lô hàng xuất khẩu đều phải trải qua “cổng kiểm soát” nghiêm ngặt của hải quan trước khi có thể tiếp cận khách hàng quốc tế.
Bài viết này sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp một lộ trình chi tiết và thực tiễn về quy trình thủ tục hải quan hàng xuất khẩu, từ bước chuẩn bị ban đầu cho đến khi hàng hóa chính thức rời khỏi biên giới quốc gia.
>> Xem thêm: Giấy ủy quyền làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu mới nhất
Bước 1: Xác Định Tính Hợp Pháp Của Hàng Hóa Xuất Khẩu Trước Khi Làm Thủ Tục Hải Quan
Công đoạn đầu tiên và có tính chất quyết định trong toàn bộ quy trình là việc xác minh tính hợp pháp của sản phẩm dự kiến xuất khẩu. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có hiểu biết sâu sắc về phân loại hàng hóa và rà soát kỹ lưỡng xem liệu sản phẩm có thuộc diện hàng hóa bị hạn chế hay cấm xuất khẩu.
Theo quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018, hàng hóa xuất khẩu được phân loại thành các nhóm chính sau:
1. Hàng hóa xuất khẩu tự do
Đây là nhóm hàng hóa không chịu ràng buộc bởi các quy định hạn chế xuất khẩu và có thể được xuất khẩu một cách thuận lợi với thủ tục đơn giản.
2. Hàng hóa bị nghiêm cấm xuất khẩu
Những mặt hàng này bị pháp luật nghiêm cấm xuất khẩu ra nước ngoài dưới mọi hình thức và hoàn cảnh.
3. Hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép
Nhóm hàng hóa này yêu cầu phải có giấy phép xuất khẩu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Danh mục bao gồm các sản phẩm nhạy cảm như dược phẩm, giống cây trồng, vật nuôi, khoáng sản, lâm sản, hóa chất, mỹ phẩm, xuất bản phẩm, và thiết bị công nghệ thông tin.
4. Hàng hóa yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
Những mặt hàng này cần trải qua quy trình kiểm định kỹ thuật từ các cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền trước khi được phép xuất khẩu. Tuy nhiên, hiện tại vẫn chưa có danh mục chi tiết và cụ thể cho nhóm hàng hóa này.
5. Hàng hóa chịu thuế xuất khẩu đặc biệt
Đối với nhóm hàng hóa này, doanh nghiệp có nghĩa vụ hoàn thành việc nộp thuế xuất khẩu theo đúng mức và thời hạn quy định trước khi hàng hóa được phép xuất cảnh.
6. Hàng hóa xuất khẩu có hạn ngạch
Các mặt hàng thuộc nhóm này chịu sự kiểm soát chặt chẽ về số lượng, khối lượng hoặc giá trị xuất khẩu trong từng kỳ theo quy định của nhà nước.
Việc nắm vững và áp dụng chính xác hệ thống phân loại hàng hóa này là nền tảng cơ bản giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược xuất khẩu hiệu quả và tránh những rủi ro pháp lý không cần thiết.
Xem thêm: Quy Trình Thủ Tục Hải Quan Nhập Khẩu Vào Mỹ Mới Nhất
Bước 2: Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu
Việc thiết lập và hoàn thiện Hợp đồng Xuất khẩu (hay Hợp đồng Ngoại thương) là bước then chốt trong toàn bộ quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu. Đây không chỉ là một văn bản thỏa thuận đơn thuần mà còn là kim chỉ nam pháp lý cho toàn bộ giao dịch thương mại quốc tế.
Hợp đồng cần phải được soạn thảo một cách chi tiết và toàn diện, bao gồm các yếu tố cốt lõi như: mô tả chi tiết hàng hóa, khối lượng và số lượng cụ thể, giá trị giao dịch, điều kiện giao hàng quốc tế (Incoterms), quy cách đóng gói, phương thức thanh toán, và các điều khoản đặc biệt khác được hai bên thỏa thuận.
Tầm quan trọng của hợp đồng này không chỉ thể hiện ở việc làm cơ sở pháp lý cho quá trình xuất khẩu mà còn là công cụ hiệu quả để giải quyết các tranh chấp thương mại có thể phát sinh.
Bước 3: Chuẩn Bị Hồ Sơ Chứng Từ Cần Thiết Làm Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu
Giai đoạn chuẩn bị hồ sơ chứng từ đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh và chính xác sẽ quyết định tốc độ và hiệu quả của toàn bộ quy trình xuất khẩu.
Bộ hồ sơ chuẩn bao gồm các tài liệu chính sau:
Hợp đồng Ngoại thương (Sale Contract): Văn bản pháp lý ghi nhận đầy đủ các thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu.
Hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice): Tài liệu quan trọng thể hiện giá trị thực tế của hàng hóa, đồng thời là căn cứ để cơ quan hải quan nước nhập khẩu tính toán thuế.
Bảng kê đóng gói (Packing List): Danh sách chi tiết về số lượng, kích thước, trọng lượng từng kiện hàng, hỗ trợ tối đa cho việc kiểm tra và logistics.
Xác nhận đặt chỗ vận tải (Booking Confirmation): Chứng từ xác nhận việc đặt chỗ với đơn vị vận tải để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng kế hoạch.
Giấy xác nhận giao container tại cảng: Tài liệu chứng minh container đã được bàn giao tại cảng và sẵn sàng cho quy trình xuất khẩu.
Các giấy phép chuyên ngành: Tùy thuộc vào đặc thù của từng loại hàng hóa, có thể cần bổ sung các giấy phép, chứng chỉ chuyên ngành cụ thể.
Mỗi loại chứng từ đều có vai trò riêng biệt và không thể thay thế, tạo nên một hệ thống tài liệu hoàn chỉnh đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Bước 4: Khai Báo Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu Với Hải Quan
Quá trình khai báo hải quan hiện đại đòi hỏi việc ứng dụng công nghệ thông tin một cách chuyên nghiệp. Nhân viên khai báo cần tận dụng tối đa thông tin từ bộ chứng từ đã chuẩn bị để nhập dữ liệu chính xác vào hệ thống phần mềm hải quan điện tử.
Đặc biệt, các doanh nghiệp mới gia nhập thị trường xuất khẩu cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:
Đầu tư chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn để đảm bảo tính bảo mật và hợp pháp cho các giao dịch điện tử.
Đăng ký và kích hoạt chữ ký số với Tổng cục Hải quan thông qua hệ thống VNACCS để có quyền truy cập vào hệ thống khai báo hải quan điện tử.
Lựa chọn và cài đặt phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp – trong đó ECUS của Thái Sơn được nhiều doanh nghiệp tin tưởng nhờ tính ổn định cao và giao diện sử dụng thuận tiện.
Sau khi hoàn tất việc cài đặt hệ thống, doanh nghiệp tiến hành nhập đầy đủ thông tin về lô hàng xuất khẩu. Quá trình này kết thúc với việc in tờ khai hải quan để thực hiện các thủ tục tiếp theo tại cơ quan hải quan.
Bước 5: Thực Hiện Thủ Tục Hải Quan Hàng Xuất Khẩu
Đây là giai đoạn then chốt và mang tính quyết định trong toàn bộ quy trình xuất khẩu. Sau khi hoàn tất việc truyền tờ khai hải quan điện tử, hệ thống sẽ tự động phân loại hồ sơ theo một trong ba luồng kiểm tra: xanh, vàng, và đỏ – mỗi luồng có mức độ kiểm tra khác nhau.
Luồng Xanh – Thông quan nhanh
Hàng hóa thuộc luồng xanh được hưởng ưu đãi thông quan tức thì không cần kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị:
- Lệnh xuất hàng (Phiếu xuất hàng)
- Tờ mã vạch (được tạo từ hệ thống của Tổng cục Hải quan)
- Các loại phí dịch vụ cảng (nếu có)
Luồng Vàng – Kiểm tra hồ sơ
Đối với luồng vàng, hồ sơ sẽ được công chức hải quan xem xét và thẩm định kỹ lưỡng. Doanh nghiệp cần nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định tại chi cục hải quan để được xử lý.
Luồng Đỏ – Kiểm tra toàn diện
Luồng đỏ yêu cầu quy trình kiểm tra nghiêm ngặt nhất, bao gồm thẩm tra hồ sơ chi tiết và kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc kiểm tra có thể được thực hiện bằng thiết bị soi container hiện đại hoặc kiểm tra trực tiếp bằng cách mở container.
Trong trường hợp hàng hóa phù hợp với hồ sơ khai báo, doanh nghiệp sẽ được tiếp tục thủ tục như luồng xanh. Ngược lại, nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh tờ khai hoặc chịu các biện pháp xử lý hành chính tương ứng.
Xem thêm: Dịch vụ làm thủ tục hải quan Alphatrans
Nếu hàng hóa đúng như hồ sơ khai báo, doanh nghiệp có thể tiếp tục với thủ tục như luồng xanh. Trong trường hợp có sai sót, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi tờ khai hoặc đối mặt với các hình phạt hành chính tùy theo mức độ sai sót.
Bước 6: Chuẩn Bị Thông Quan Hải Quan Hàng Xuất Khẩu
Bước cuối cùng trong quy trình là hoàn tất các thủ tục để hàng hóa chính thức xuất cảnh. Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, doanh nghiệp cần giao nộp tờ khai và mã vạch cho đơn vị vận tải để xác nhận hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận chuyển.
Đơn vị vận tải sau đó sẽ thực hiện thủ tục báo cáo với hải quan giám sát để xác nhận hàng hóa đã hoàn tất quá trình xuất cảnh. Đây là bước kết thúc của toàn bộ quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu.
Lời Khuyên Cho Doanh Nghiệp
Thành công trong xuất khẩu không chỉ đến từ chất lượng sản phẩm mà còn phụ thuộc rất lớn vào việc thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình thủ tục hải quan. Kinh nghiệm cho thấy, những doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc vào việc tuân thủ pháp luật và chuẩn bị hồ sơ tỉ mỉ thường đạt được hiệu quả cao nhất.
Việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, chú trọng đến từng chi tiết nhỏ nhất không chỉ giúp rút ngắn thời gian thông quan mà còn giảm thiểu đáng kể chi phí và rủi ro trong hoạt động xuất khẩu. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp Việt Nam tự tin bước ra thị trường quốc tế và cạnh tranh hiệu quả trên đấu trường toàn cầu.
