Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, logistics đóng vai trò không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, từ khâu nguyên liệu đầu vào đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Trong đó, khai báo hải quan là một mắt xích quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng, đảm bảo nguyên liệu kịp sản xuất hay sản phẩm được xuất nhập khẩu đúng hạn. Vậy doanh nghiệp nên tự thực hiện khai báo hải quan hay thuê dịch vụ bên ngoài? Phương án nào sẽ tối ưu hơn về chi phí và thời gian?
Thủ tục hải quan tại Việt Nam vốn nổi tiếng phức tạp với hàng ngàn văn bản pháp lý, nghị định, quyết định chồng chéo, cùng sự giám sát từ nhiều cơ quan quản lý chuyên ngành khác nhau cho cùng một mặt hàng. Chưa kể, việc áp mã HS code cho một sản phẩm có thể dẫn đến 3-5 cách hiểu khác nhau, kéo theo mức thuế suất khác biệt. Những yếu tố này gây không ít khó khăn cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu (XNK), đặc biệt là những đơn vị thiếu kinh nghiệm hoặc nguồn lực.
Với hơn 15 năm làm việc trong lĩnh vực XNK, tôi nhận thấy rằng việc thuê dịch vụ khai báo hải quan thường mang lại lợi ích vượt trội hơn so với tự thực hiện. Dưới đây là những phân tích chi tiết để doanh nghiệp cân nhắc:
I. Tiết kiệm chi phí khi thuê dịch vụ khai báo hải quan
1. Giảm gánh nặng chi phí vận hành phòng XNK
Để tự xử lý các tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần duy trì một đội ngũ từ 3-8 nhân viên, tùy quy mô. Trong đó, ít nhất 2-3 nhân viên giao nhận phải liên tục di chuyển, kết hợp với 3-5 người phụ trách chứng từ. Chi phí thuê nhân sự, cộng thêm các khoản phát sinh như đi lại, phí hải quan, thường không cố định và dễ đội lên do thiếu kinh nghiệm.
Hơn nữa, doanh nghiệp còn phải đầu tư vào tuyển dụng, đào tạo, trả lương, bố trí chỗ ngồi, mua sắm trang thiết bị (máy tính, máy lạnh…), và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên. Khi thuê dịch vụ, những khoản chi này gần như được loại bỏ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể.
2. Hạn chế chi phí ngoài dự kiến
Các thủ tục hải quan thường tiềm ẩn nhiều chi phí ngoài luồng. Nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định về hàng hóa, thuế suất hay chính sách liên quan, rất dễ bị hải quan yêu cầu chuyển mã HS code, kiểm tra chuyên ngành, hoặc thậm chí bị chính nhân viên nội bộ “vẽ” thêm chi phí không cần thiết. Ngược lại, công ty dịch vụ khai báo thường đưa ra báo giá trọn gói và chịu trách nhiệm với mọi phát sinh, giảm thiểu rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.
3. Lợi ích từ chính sách thanh toán linh hoạt
Khi nhập khẩu, doanh nghiệp phải đối mặt với hàng loạt chi phí như local charge (D.O, THC, Bill…), phí cảng vụ, phí sân bay, phí nâng hạ, kiểm tra chuyên ngành… Nếu hợp tác với một công ty dịch vụ uy tín, họ có thể ứng trước toàn bộ chi phí này và cho phép doanh nghiệp thanh toán sau 30-60 ngày. Điều này giúp giảm áp lực tài chính, tối ưu dòng tiền để đầu tư vào các mục tiêu khác mà không phải đau đầu với các khoản tạm ứng nhỏ lẻ.
II. Lợi ích vượt trội khi thuê dịch vụ khai báo hải quan
1. Luôn cập nhật quy định mới nhất
Thông tư, nghị định liên quan đến hải quan thay đổi liên tục. Nếu doanh nghiệp không theo kịp, việc khai báo sai hoặc chậm trễ là điều khó tránh, thậm chí có thể bị phạt. Trong khi đó, các công ty dịch vụ chuyên nghiệp luôn cập nhật thông tin hàng ngày, nhanh chóng điều chỉnh để đảm bảo đúng quy định.
2. Xử lý chứng từ nhanh chóng, chuyên sâu
Khai báo hải quan không chỉ đòi hỏi kỹ năng cơ bản mà còn cần kiến thức sâu rộng về ngoại thương, thanh toán quốc tế, điều kiện giao hàng, và các tiêu chí hưởng ưu đãi thuế (C/O). Công ty dịch vụ, với đội ngũ giàu kinh nghiệm, có thể xử lý mọi bộ chứng từ một cách nhanh gọn, đồng thời đưa ra giải pháp tối ưu để vừa đúng luật vừa tiết kiệm chi phí.
3. Mạng lưới quan hệ rộng
Mối quan hệ tốt với hải quan, cơ quan giám định, cảng vụ, hãng tàu là lợi thế lớn của các công ty dịch vụ. Nhờ đó, quá trình thông quan được đẩy nhanh, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu quả công việc.
Bạn có thể tham khảo thêm tại bài viết: 7 Lý Do Cần Thuê Dịch Vụ Khai Báo Hải Quan để hiểu rõ hơn về những lợi ích thiết thực này.
III. Tính hiệu quả khi sử dụng dịch vụ khai báo hải quan
1. Tính chuyên môn hóa cao
Mỗi doanh nghiệp sản xuất nên tập trung vào thế mạnh cốt lõi của mình như phát triển sản phẩm, xây dựng thương hiệu, và chiến lược kinh doanh. Các công việc chuyên biệt như logistics và khai báo hải quan nên giao cho những đơn vị dịch vụ giàu kinh nghiệm. Điều này không chỉ tăng hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực.
2. Đáp ứng linh hoạt khi khối lượng hàng hóa tăng đột biến
Trong trường hợp lượng hàng nhập khẩu tăng bất ngờ, đội ngũ XNK nội bộ khó lòng đáp ứng kịp thời. Ngược lại, công ty dịch vụ luôn có lực lượng dự phòng, sẵn sàng hỗ trợ để đảm bảo tiến độ cho doanh nghiệp.
IV. Vì sao một số doanh nghiệp còn e ngại thuê dịch vụ?
- Thiếu niềm tin: Một số doanh nghiệp chưa bị thuyết phục bởi những lợi ích trên.
- Trải nghiệm tiêu cực: Từng hợp tác với các đơn vị dịch vụ thiếu chuyên nghiệp, dẫn đến phát sinh không mong muốn.
- Lo ngại bảo mật: Sợ lộ thông tin nhạy cảm như giá cả, nguồn cung cấp.
V. Giải pháp tối ưu là gì?
- Chọn đơn vị uy tín: Hãy ưu tiên công ty dịch vụ có đội ngũ mạnh, kinh nghiệm lâu năm, đặc biệt là đã từng xử lý các mặt hàng tương tự ngành của bạn.
- Đừng chỉ dựa vào giá rẻ: Chất lượng và độ tin cậy quan trọng hơn giá cả.
- Ký hợp đồng rõ ràng: Đảm bảo hợp đồng ghi chi tiết trách nhiệm, thời gian, chi phí để tránh rủi ro.
Với những phân tích trên, hy vọng các doanh nghiệp XNK sẽ cân nhắc kỹ lưỡng để chọn được đối tác dịch vụ khai báo hải quan phù hợp, từ đó tối ưu hóa chi phí, thời gian và hiệu quả hoạt động. Hãy để các chuyên gia logistics đồng hành cùng bạn trên hành trình phát triển bền vững!
